Kako da napišete mejl na koji će vam direktor ODMAH odgovoriti?

Kada šaljete mejl moćnim, uspešnim i ekstremno zauzetim ljudima, dobiti odgovor može biti ozbiljan izazov. Direktori, lideri i mentori dobijaju na stotine poruka dnevno. Ako vaš mejl odmah ne privuče njihovu pažnju, biće ostavljen za kasnije, što u prevodu znači, biće trajno zaboravljen ili obrisan.

Stručnjaci za poslovnu komunikaciju i izvršni koučevi koji rade sa vrhunskim menadžerima u kompanijama kao što su Microsoft, Apple i NATO, ističu da čak i najrečitiji profesionalci prave istu, ključnu grešku na samom kraju mejla, prenosi CNBC Make It. 

Skoro svi komunikaciju završavaju frazama kao što su:

• „Javite mi Vaše mišljenje.“
• „Radujem se Vašem odgovoru.“
• „Slobodno me kontaktirajte u bilo koje vreme.“

Ove rečenice zvuče pristojno, ali su u poslovnom svetu potpuno pogrešne jer su neodređene. One prebacuju teret nazad na ionako preopterećenog lidera, koji sada mora da dešifruje šta pošiljalac zapravo želi, kada mu je to potrebno i zašto je uopšte važno.

Kada se napiše „javite mi Vaše mišljenje“, šta to tačno znači? Da li se traži odobrenje budžeta, konkretan fidbek ili sastanak? Što više analize zahtevate od zauzete osobe, veća je šansa da odgovor nikada ne dobijete.

Nije plata ono što nas najviše brine: Šta zaista smanjuje finansijsku anksioznost?

Umesto toga, poslovna praksa preporučuje tri jednostavne taktike za završetak mejla koje maksimalno olakšavaju sagovorniku da pređe na akciju:

1. Postavljanje „binarnog“ pitanja

Binarna pitanja su efikasna jer eliminišu beskonačan prostor za razmišljanje i svode izbor na dve jednostavne opcije. Lider ne mora da sastavlja pasuse, već samo da izabere jednu od ponuđenih alternativa.

• „Da li Vam više odgovara sastanak u utorak ili sredu?“
• „Da li preferirate opciju A ili opciju B?“
• „Da li želite da nastavim sa projektom ili da ga stopiram za sada?“

2. Obavezno dodavanje roka (Dedlajn)

Ovo transformiše neodređenu molbu u zadatak sa jasnim vremenskim okvirom. Tako se drastično smanjuje šansa da mejl bude večno guran na dno liste prioriteta.

• „Možete li mi dati odgovor do četvrtka kako bih mogao da krenem u realizaciju?“
• „Ako ste u mogućnosti da odgovorite do 15. u mesecu, to bi nam pomoglo da ispunimo kvotu.“
• „Odluku moram da donesem do sutra. Da li biste stigli da pogledate ovo pre toga?“

Pravilo „9 pre 9“ može da promeni način na koji tražite posao

3. Odgovor od samo jedne reči

Direktori i menadžeri uglavnom skeniraju mejlove na telefonu između dva sastanka. Treba im omogućiti da na poruku odgovore u roku od tri sekunde.

• „Napišite samo ‘da’ i ja ću preuzeti sve ostalo na sebe.“
• „Samo mi odgovorite sa datumom koji vam odgovara i ja ću poslati kalendarsku pozivnicu.“
• „Ako se slažete sa predlogom, dovoljan je i običan ‘thumbs up’ (👍).“

Jasna i direktna komunikacija prenosi samopouzdanje i vodi razgovor napred. Kada pošiljalac preuzme teži deo posla na sebe i maksimalno olakša sagovorniku da odgovori, troši se manje energije na čekanje, a više na produktivnost i postizanje rezultata zbog kojih se napreduje u karijeri.

Saznajte sve o dešavanjima u biznisu, budite u toku sa lifestyle temama. PRIJAVITE SE NA NAŠ NEWSLETTER

Izvor: BIZLife/K. J.

Foto: Unsplash/Getty Images