Uticaj potpune automatizacije na sferu računovodstva i HR

Piše: Slobodan Ćirić, direktor u Sektoru za poreski konsalting u kompaniji Deloitte

Priznajem da do pre samo nekoliko godina nisam mogao ni da zamislim koliko će naši poslovni procesi biti automatizovani, do te mere da će, zaista, biti upitan ljudski faktor u samom procesu. Štaviše, mogu slobodno reći da sam donekle bio i zagovornik da je to neka vrste utopije. Međutim, ne mogu a da ne primetim da su mi se stav i generalno mišljenje o ovoj temi poprilično promenili.

S obzirom na to da se duži niz godina bavim ovom temom u domenu HR procesa, uključujući obračun zarada, u ovom tekstu bih se usredsredio na to.

Ono što je evidentno na globalnom tržištu, a samim tim postaje sve prisutnije i kod nas, jeste da se globalni provajderi trude da ponude svojim klijentima objedinjenu HR platformu i pokriju proces, počevši od najranijih faza zapošljavanja, neophodne dokumentacije, preko evidencije radnog vremena i, na kraju, same isplate zarada zaposlenima. Naravno, izazovi sa kojima se susreću na tom putu mogu biti nepremostivi. Na primer, pravna regulativa, s obzirom na to da svaka zemlja ima svoje specifične zakone i regulative kada je reč o zaposlenju, neophodnoj dokumentaciji, fleksibilnosti prilikom promene zakonskih odredbi i slično. Treba napomenuti da su ključni izazovi održavanje visokog nivoa dostupnosti, sama stabilnost platforme, mogućnost integracije sa drugim sistemima. Naravno, uz rastući broj klijenata i korisnika, i sama skalabilnost, takođe, postaje izazov.

Ono što se negde izdvaja kao najzanimljiviji, tj. korisniji deo HR platforme jeste samouslužni portal za zaposlene, gde zaposleni mogu da pristupe elektronskim putem izveštajima, dokumentaciji, da pošalju zahtev za godišnji odmor, da ga elektronski potpišu, gde se, na kraju, postiže visok nivo automatizacije, što omogućava i organizacijama da optimizuju svoje operacije, smanje troškove i povećavaju profitabilnost.

Vrlo je bitno napomenuti da su sve funkcije HR platforme integrisane u realnom vremenu i sa softverom za obračun zarada, što omogućava da organizacije postignu neverovatnu efikasnost i tačnost, što doprinosi visokom nivou zadovoljstva kako klijenata tako i zaposlenih, boljem korisničkom iskustvu i analitičkim uvidima, a sve to zajedno doprinosi unapređenju radnih procesa i generalno boljoj podršci klijentima.

S obzirom na to da tehnologija ima dubok uticaj na HR procese i sâm obračun zarada, automatizacija i efikasnost autsorsing usluge obračuna zarada postaju sve atraktivnije, pružajući klijentima prednosti stručnosti, efikasnosti i smanjenja opterećenja internih timova. Kako tehnologija nastavlja da napreduje, možemo očekivati da će se ovi trendovi samo pojačati, donoseći još veće prednosti kako klijentima tako i autsorsing provajderima.

Integracija HR alata sa eksternim obračunom zarada donosi niz prednosti za organizacije. Evo nekoliko ključnih prednosti ove integracije:

• Efikasnost i smanjenje duplog unosa podataka. Integracija omogućava automatski prenos podataka u realnom vremenu iz HR sistema u sistem za obračun zarada. To eliminiše potrebu za ručnim unosom istih informacija u više sistema, čime se smanjuje mogućnost grešaka i štedi vreme.
• Tačnost podataka. Automatska integracija garantuje tačnost podataka jer nema potrebe za ručnim prenosom. Ovo je ključno u procesu obračuna zarada kako bi se izbegle greške u samom obračunu.
• Bolje upravljanje osobljem. Integracija omogućava HR timovima bolje praćenje informacija o zaposlenima, uključujući promene u ličnim podacima, statusu zaposlenja, beneficijama, bonusima i drugim davanjima, što pomaže u efikasnom upravljanju osobljem.
• Brži pristup informacijama. Integracija olakšava brz pristup informacijama o zaposlenima i njihovim zaradama, te istoriji promena. HR timovi mogu brže odgovarati na upite zaposlenih i menadžera.
• Automatska aktualizacija. Promene u statusu zaposlenih, kao što su promocije, bonusi ili otpuštanja, automatski se odražavaju u sistemu za obračun zarada, što osigurava precizne i ažurirane podatke i već pripremljene za sami proces obračuna.
• Usklađenost sa zakonima i regulativama. Integracija omogućava automatsku primenu promena u zakonodavstvu i regulativama, obezbeđujući usklađenost sa pravilima.
• Smanjenje troškova. Automatizacija procesa smanjuje opterećenje HR timova i često smanjuje troškove administracije zarada, ručne evidencije u posebnim tabelama, koje često mogu da budu i nepregledne, preobimne itd.
• Bolje izveštavanje. U ovom delu bih se više zadržao na integraciji sa platformom Power BI, koja omogućava kreiranje naprednih izveštaja koji kombinuju HR podatke sa podacima o platama, što pruža dublji uvid u troškove osoblja i omogućava bolje planiranje resursa.
• Poboljšana sigurnost podataka. Integracija obezbeđuje bolju kontrolu i zaštitu podataka o zaposlenima i platama, jer se informacije prenose putem sigurnih kanala.
• Povećana produktivnost. Kombinacija HR platforme i obračuna zarada u jedinstvenu platformu povećava produktivnost zaposlenih, jer se smanjuje potreba za prebacivanjem između različitih sistema.

Iako RPA i potpuni proces automatizacije i digitalizacije procesa može zaista unaprediti naše poslovanje, saradnja timova i poboljšanje komunikacije ostaju ključni faktori za uspešnost i efikasnost jedne organizacije. Svakako, integracija novih tehnologija treba biti pažljivo uravnotežena s ljudskim veštinama kako bi se postigao optimalan rezultat ne samo u oblastima HR-a nego i u drugim delovima jedne poslovne organizacije.

Verujem da je ova transformacija u okviru HR procesa primer kako tehnologija može doneti promene koje prethodno nismo smatrali mogućim. Sada smo sposobni pružiti bolje iskustvo svojim zaposlenima i efikasnije upravljati ljudskim resursima, i to zahvaljujući automatizaciji poslovnih procesa. 

Izvor: BIZLife

Foto: Goran Nikolašević