Piše: Srđan Čečarić, finansijski direktor Egzakte

Ekonomske prednosti e-faktura ne dolaze samo od štampe papira i plaćanja poštarine. Da je samo to u pitanju, na prvi pogled većina korisnika SEF-a rekla bi: „Lakše mi je da štampam fakturu i da odem do Pošte nego da svaki dan pretražujem portal eFaktura.”

Digitalizacija je postala neizostavni deo naše svakodnevice i predstavlja upotrebu novih i postojećih tehnologija i informacija za poboljšanje poslovnih procesa, kao i stvaranje okruženja za digitalno poslovanje, u kome informacija ima centralnu ulogu. Kako fakture, po proceni, čine četvrtinu knjigovodstvene dokumentacije, kao najčešći dokument sa kojim se srećemo u praksi, zaslužuju kratak osvrt na prednosti e-faktura.

Benefite od uvođenja e-faktura možemo posmatrati sa tri osnovna aspekta: troškovi, efikasnost, rizik.

Troškovi

Posmatrajmo najjednostavniji proces prodaje: kupac poruči robu, preuzme je i tom prilikom dobije otpremnicu – tu je završen jedan segment, sledeći je administrativni. Ta ista otpremnica se prosleđuje službi za fakturisanje, koja izdaje fakturu u tri primerka (za kupca, knjigovodstvo, arhivu), i to sve u papirnom obliku, zatim se faktura kupcu šalje poštom. Tu nastaju problemi u vezi s tim posle koliko vremena se šalje faktura poštom, da li su formalno-pravno ispravni podaci, da li će to uticati na produženje valute plaćanja, da li su ažurni podaci za slanje poštom i dr.

Implementacijom e-faktura direktno se smanjuju troškovi štampe, koverata, poštanski troškovi i troškovi manipulacije. Prevedeno u novac, izgleda ovako: ako trgovinski lanac srednje veličine godišnje izda oko 2,5 miliona faktura, direktno na štampi uštedi 0,06 evra po papiru, gde ukupna ušteda iznosi 150.000 evra na godišnjem nivou (prema istraživanju NALED-a).

Ne treba zanemariti troškove arhiviranja, koje je obavezno u skladu sa poreskim i drugim zakonima. Jasno je da je trošak servera ili klauda znatno jeftiniji od kvadrata skladišnog prostora, koji može da bude i sto puta skuplji.

Efikasnost

Kako su e-fakture digitalne, samim tim je i njihova obrada neuporedivo jednostavnija, uz preduslov da je SEF integrisan sa postojećim ERP-om u kompaniji. Kako to utiče na efikasnost, smanjen je broj iteracija, tako što ne postoji ručno unošenje svih podataka sa fakture, već se oni automatski generišu, čime je mogućnost greške znatno smanjena, pa su, na osnovu toga, tačnost i blagovremenost izveštavanja podignute na znatno pouzdaniji nivo.

Možda će e-fakture dovesti do bolje likvidnosti za kompanije koje na vreme planiraju svoje novčane tokove samim tim što sa završetkom ugovorenog posla za vrlo kratko vreme u obostranoj evidenciji postoji faktura sa svim neophodnim elementima za blagovremeno planiranje. Ne treba izostaviti ni najčešći izgovor u našoj privredi kada je reč o kašnjenju kod plaćanja obaveza, a koji obično glasi: „Nije stigla faktura, najverovatnije je negde izgubljena”, a što, svakako, može imati uticaj na trenutnu likvidnost.

U poslovanju se neretko dešava da fakture poslate poštom ne stignu na adresu kupca na vreme (u poreskom periodu u kome je dobavljač izvršio uslugu). Uvođenjem e-faktura ovo je predupređeno. Faktura je kupcu dostupna u momentu postavljanja na portal eFaktura i, što je najvažnije, uvek se zna gde se fakture nalaze i u kom su statusu, da ne morate da „lutate”.

Rizik

Ako je e-faktura definisana kao „dokument koji je elektronski kreiran, overen, poslat, preuzet i skladišten u elektronskom obliku”, proizilazi da ima dve dimenzije – unutrašnju (programsku) i spoljašnju (vizuelnu) – što znači da prilikom kreiranja i slanja ne postoji mogućnost naknadne promene unetih i poslatih elemenata e-fakture. Sigurna razmena svih računa vrši se putem šifrovanih procedura prenosa, stoga obradu mogu da rade samo ovlašćena lica u kompaniji.

Bitno je naglasiti da e-faktura poseduje sve neophodne elemente u skladu sa zakonima, tako da ne može dovesti do problema koji su bili neretki – formalna neispravnost računa u pogledu datuma izdavanja, prometa, valute plaćanja, stope poreza i dr., što omogućava potpuno praćenje fakture u svakoj fazi, od postupka kreiranja, slanja do odobravanja.

Ekološki aspekt nije pomenut u prethodnom izlaganju, ali potrebno je razmišljati i o tome na koji način smanjiti utrošak papira prilikom obavljanja određenih zadataka. Ovo, svakako, dugoročno utiče na zaštitu okruženja u kome živimo i o kome moramo voditi računa.

Kako smo naveli prednosti, još uvek postoje nedoumice između fakture i isporuke robe i usluga kada govorimo o pratećoj dokumentaciji, a to će biti veoma važno u bliskoj budućnosti. Trebalo bi da prateća dokumentacija bude neophodna, i to u elektronskom obliku, u svim slučajevima. Stoga je preporučljivo proučiti ovo pitanje i implementirati ovu mogućnost za sve kompanije koje su u obavezi da u svom poslovanju koriste e-fakture.

Svaka promena ima svoje pozitivne i negativne strane, ali definitivno postupak prelaska sa papirnog oblika na digitalni oblik razmene podataka uz korišćenje zelenih tehnologija nije ni brz ni jednostavan posao, zahteva izgradnju odgovarajuće infrastrukture, obezbeđivanje opreme, digitalno opismenjavanje korisnika i treba da bude prioritet ovog društva u narednom periodu.