Od papira do digitalne arhive: Moderne metode za upravljanje informacijama

Informacije su danas nosioci poslovnih aktivnosti, srž svake kompanije, ali ne znaju svi kako da njima upravljaju, kako da ih bezbedno skladište, ali i uništavaju. Za sve njih tu je kompanija Iron Mountain, specijalizovana upravo za ove poslove, ali i za mnogo više od toga. O tome šta sve pružaju kompanijama i koliko je njihova podrška značajna u vremenu opšte digitalizacije, za BIZLife je govorio Benil Misini, Country Manager ove kompanije. 

• Iron Mountain je međunarodna korporacija koja se bavi information managementom-upravljanjem informacijama. Pojasnite nam malo šta to znači? 

Upravljanje dokumentacijom i informacijama je postao jedna od osnovnih poslovnih funkcija koja je praktično neophodna za uspešan rad kompanija naročito u uslovima digitalne revolucije. Do pre nekoliko godina, dok je papir kao fizički medij uglavnom bio prepoznat kao nosilac informacije govorili smo o menadžmentu poslovne dokumentacije. Od kako je svet digitalizovan, informacija je postala sveprisutna, a poznavanje, kontrolisanje toka informacija unutar jednog poslovnog sistema preduslov za efikasnost, efektivnost i profitabilnost. Iron Mountain je korporacija koja na više od 50 tržišta širom sveta sa preko 35.000 zaposlenih vodi računa o informaciji kao najvažnijoj imovini jednog preduzeća. Naš posao počinje stvaranjem podataka, pratimo ih kroz čitav životni ciklus (Information Lifecycle Management ILM) i završava se njihovim izlučivanjem, uništavanjem ili arhiviranjem u zavisnosti od potreba same kompanije ili zakonskih okvira koji regulištu svaku pojedinačnu kategoriju dokumentarnog i arhivskog materijala. Naša kompanija u stanju je da pruži podršku svojim partnerima u fizičkom i digitalnom segmentu. Metodologija, znanje, sigurnosni protokoli koje primenjujemo garancija su dobro obavljenog posla i zadovoljstva naših klijenata.

• Iron Mountain je u Srbiji 15 godina. Kako je tekao put inovacija i rasta?

Iron Mountain je prisutan na srpskom tržištu već 15 godina, tokom kojih je postigao značajan razvoj kroz akviziciju i integraciju tri lokalne kompanije. Od tada, kompanija je kontinuirano beležila organski rast, što je rezultat posvećenosti standardizaciji poslovanja i unapređenju procesa.

U cilju postizanja najviših standarda, Iron Mountain je implementirao brojne ISO standarde i sprovedene obuke za zaposlene. Naši stručnjaci su prošli kroz različite interne obuke i relevantne seminare, čime su unapredili svoje znanje i prilagodili se tržišnim zahtevima i zakonskoj regulativi.

Kompanija neprekidno investira u proširenje fizičkih kapaciteta za skladištenje poslovne dokumentacije, kao i u razvoj digitalnih rešenja. Takođe, širenje spektara usluga omogućava nam da odgovorimo na sve kompleksnije zahteve tržišta.

Ovi koraci potvrđuju našu posvećenost pružanju vrhunskih usluga i adaptaciji na dinamične promene u industriji, čime se cementira naš položaj kao lidera u oblasti upravljanja informacijama i dokumentacijom.

• Koji tip dokumentacije arhivirate i na koji način ih čuvate? 

Iron Mountain pruža sveobuhvatna rešenja za arhiviranje, pokrivajući sve tipove dokumentacije, kako fizičke, tako i digitalne. U našim depoima trenutno čuvamo više od milion arhivskih kutija, pet miliona registratora i 20 miliona fajlova, što uključuje podatke velikih korporacija, finansijskih institucija, državnih tela i malih i srednjih preduzeća. Naša usluga je neophodna svim tržišnim segmentima.

Fizička dokumentacija se skladišti u specijalizovanim depoima koji su dizajnirani i opremljeni isključivo za ovu svrhu. Pridržavamo se strogih internih standarda koji nadmašuju zakonske norme. Naši depoi su opremljeni savremenim sistemima, uključujući sprinkler sisteme za automatsko gašenje požara i aspiracione sisteme za rano otkrivanje dima, kako bismo minimalizovali rizik od štetnih događaja. Kontrola temperature, vlažnosti i protivpožarne mere su rigorozni, uz redovne vežbe koje simuliraju različite scenarije u skladu sa politikom kontinuiteta poslovanja (BCP).

Pored toga, posedujući vlastiti vozni park, osiguravamo efikasno preuzimanje i dostavu dokumentacije, čime garantujemo brzu i pouzdanu uslugu za naše klijente. Iako elektronski dokumenti postaju sve prisutniji, papirna dokumentacija i dalje igra ključnu ulogu. Prepoznali smo značajnu potrebu za konverzijom papirnih dokumenata u njihove elektronske verzije, čime pružamo sveobuhvatna rešenja koja zadovoljavaju i najzahtevnije potrebe tržišta.

Iron Mountain je na globalnom nivou prepoznat kao značajan provajder digitalnih rešenja. U sastavu naše kompanije nalazi se nekoliko data centara širom SAD i Evrope, Bliskog istoka i Azije. Već dugo distribuiramo Document Management System rešenja (DMS), a upravo ovog leta lansirana je nova generacija proizvoda zasnovana na SaaS principu i AI algoritmima pod imenom DXP (Digital Experience Platform). Platforma ima za cilj da automatizuje, digitalizuje brojne repetitivne i manuelne procese kao što su recimo ekstrakcija podataka sa različitih papirnih formi (čekovi kod banaka, uplatinice, formulari, podaci strukutirani po tabelama, itd…) Primena naše platforme je praktično neograničena.

• Kako Iron Mountain pomaže razvoju digitalizacije u Srbiji?

Pored velikog broja projekata konverzije arhivske gradje i dokumentarnog materijala svih formata od A0 do A5, državnih i privatnih institucija, koje je Iron Mountain uspešno realizovao, možemo da se pohvalimo da Iron Mountain intenzivno prati razvoj domaće regulative i domaćeg tržišta i pomaže u realizaciji digitalizacije Srbije i uskladjenosti sa GDPR-om. Iz tog razloga, razvili smo sistem elektronske arhive pod imenom DigiDocs koji takođe radi na SaaS principu i nalazi se u završnoj fazi sertifikacije kod Ministarstva informisanja i telekomunikacija čijim će završetkom Iron Mountain steći status provajdera usluge od poverenja. Naše DMS rešenje predstavlja idealan softverski paket za digitalnu transformaciju svake kompanije pod izuzetno povoljnim finansijskim uslovima, a bez bilo kakvog kompromisa u performansama. Sinergija koju smo u stanju da ostvarimo između fizičkih i digitalnih usluga nas značajno diferencira u odnosu na konkurenciju. Ostvarili smo partnerstva sa značajnim institucijama kao što su državni data centar, PKS i drugi što svakako doprinosi daljem jačanju naše tržišne pozicije.

• Koliko je za kompanije važno bezbedno skladištenje informacija?

U savremenom poslovnom okruženju, upravljanje informacijama je ključan strateški resurs. Sigurnost dokumentacije i podataka je imperativ, a Iron Mountain prepoznaje ovu potrebu kao osnovu svog poslovanja.

Digitalizacija i transformacija procesa zahtevaju efikasan i siguran pristup podacima i informacijama. Iron Mountain pruža sveobuhvatna rešenja za zaštitu podataka u fizičkom i digitalnom okruženju. Naša sistematska metoda obuhvata sve aspekte bezbednosti, od ulaznih tačaka do svakodnevnih operacija.

Naša softverska rešenja smanjuju rizik od gubitka podataka i optimizuju protok informacija, čime povećavaju konkurentnost naših klijenata. Kao stručnjaci u oblasti bezbednosti podataka, prilagođavamo se potrebama svakog klijenta, pružajući rešenja koja odgovaraju najvišim bezbednosnim standardima i unapređuju poslovanje.

• Vode li kompanije u Srbiji dovoljno računa o bezbednosti i upravljanju informacijama? 

Broj kompanija koje imaju svest o važnosti information management-a se ubrzano povećava. Ako su ranije kompanije koje su izražavale interes za našim uslugama uglavnom pripadale korporativnom segmentu tj stranim kompanijama koje imaju dugogodišnju tradiciju korišćenja usluga u ovoj oblasti, sada je struktura kompanija značajno proširena. Javljaju se i državne institucije koje shvataju potrebu za pouzdanim čuvanjem dokumentarne i arhivske građe. Istakao bih da outsorsing poslovne dokumentacije osim sigurnosti i lakšeg pristupa informacijama donosi značajno manje troškove, pa je ekonomski momenat svakako jedan od motivacionih faktora.

• Koje još usluge nudite kompanijama?

Više puta sam spomenuo da Iron Mountain pruža usluge tokom čitavog životnog ciklusa dokumentacije. Posebno bih istakao naš know-how u oblasti arhivistike i usaglašavanja poslovanja kompanija sa zakonskom regulativom. Takođe, ogromna je količina podataka “zaglavljena” u papirnim dokumentima. Iron Mountain u svom sistemu ima moderan, funkicionalan skening centar kapaciteta nekoliko stotina hiljada strana mesečno. Našim novim AI softverima u mogućnosti smo da vršimo pouzdano lociranje, ekstrakciju i analizu meta podataka što je veoma bitno prilikom korišćenja elektronskih dokumenata. Tržištu nudimo i uslugu pouzdanog uništavanja podataka na elektronskim nosačima korišćenjem specijalne tehnologije.

• Danas je u fokusu svakog poslovanja i Zelena agenda. Koliko je održivost važna za vas i šta radite na tom polju? 

Poštovanje zelene agende je jedan od stubova na kojima se zasniva naše poslovanje širom sveta. Trudimo se da u Srbiji prenesemo znanja koja stičemo na tržištima širom sveta. Osim što je naše poslovanje optimizovano korišćenjem obnovljive energije Iron Mountain u narednom periodu planira da na tržištu Srbije zaokruži svoju ponudu preuzimanjem, prevoženjem, skladištenjem i uništavanjem neopasnog otpada i IT otpada. Cilj nam je da na jednoj adresi obezbedimo sve servise i usluge koji mogu da zatrebaju kompanijama u oblasti information management-a

Saznajte sve o dešavanjima u biznisu, budite u toku sa lifestyle temama. PRIJAVITE SE NA NAŠ NEWSLETTER.

Izvor: BIZLife

Foto: Iron Mountain