HILJADU korisnika DMS: Kada dokumenti prestanu da budu problem koji rešavate svaki dan

Ugovor je negde u mejlu. Faktura u folderu koji je neko nazvao „novo“. Kolega ima poslednju verziju dokumenta, ali je trenutno na sastanku. Rok za potpis je prošao, a obaveštenje je, naravno, stiglo negde između deset drugih. Dokumenti su neizbežan deo svakog poslovanja, ali način na koji njima upravljamo često je daleko od jednostavnog.

Tu na scenu stupa DMS[SŽ1]  – Document Management System, odnosno sistem za upravljanje dokumentima. Njegov posao je da dokumente, procese, rokove i ljude koji sa njima rade okupi na jednom mestu. Da znate gde je dokument, ko mu ima pristup, šta se sa njim dešava i da li nešto čeka baš vas. Upravo takav sistem već pet godina razvija domaća kompanija Docloop[SŽ2]  koja je ove nedelje zaključila hiljaditi Moj dms ugovor, postavši tako kompanija sa najviše DMS korisnika na našim prostorima.

Njihov DMS nije nastao kao gotovo strano rešenje koje kompanije moraju da prilagođavaju svom poslovanju. Razvijan je od nule, uz domaće tržište i konkretne potrebe korisnika, pa se prilagođava kompanijama različite veličine – od mikro i malih biznisa, preko srednjih preduzeća, do velikih domaćih kompanija i međunarodnih korporacija.

Ideja je jednostavna: ne treba svaka kompanija isti sistem, ali svaka kompanija ima neki vid problema sa dokumentima.

Zato je Docloop razvio rešenje koje se može prilagoditi konkretnom načinu rada klijenta, njegovim procesima, dokumentaciji i organizaciji. A sada je stigla i nova generacija sistema – DMS V2. Ona ne menja ono što je korisnicima već poznato. Menja način na koji se taj posao oseća svakog dana.

Brže od „samo da učitam stranicu“

Jedna od najvećih promena u DMS V2 dogodila se tamo gde je korisnici možda neće ni videti – u samoj arhitekturi sistema, a rezultat će videti odmah.

Aplikacija se u pregledač učitava jednom, a zatim sa serverom komunicira onda kada je potrebno da preuzme ili sačuva podatke. To znači manje čekanja, brže otvaranje stranica i stabilniji rad čak i kada dođe do kratkog prekida internet veze. Drugim rečima, manje je trenutaka u kojima gledate u ekran i čekate da sistem „razmisli“.Nova verzija je spremna i za veći broj korisnika koji rade istovremeno, dok se dokumenti čuvaju u cloud infrastrukturi.

Sistem koji ne izgleda isto za svakoga – jer ne radimo svi isto

Nekome više odgovara tamna tema. Nekome svetla. Neko voli meni sa strane, neko navigaciju na vrhu. Neko radi na srpskom, neko na engleskom. U DMS V2 korisnik može da bira. Tema se menja jednim klikom, sistem pamti odabrani raspored navigacije, a jezik interfejsa može da se promeni bez ponovnog učitavanja aplikacije.

Novi interfejs prilagođen je i različitim uređajima. Bilo da radite za računarom, na tabletu ili telefonu, prikaz se automatski prilagođava ekranu. Postoji i mogućnost ručnog izbora mobilnog ili desktop režima.

Posebno je zanimljivo što se u mobilnom prikazu klasične tabele pretvaraju u preglednije kartice, prilagođene manjem ekranu i radu dodirom.

Jer ako dokument čeka vašu potvrdu, nije baš korisno da morate prvo da sačekate da se vratite u kancelariju.

Sve što je važno – čim se prijavite

Koliko puta ste otvorili sistem samo zato da biste zatim krenuli u potragu za informacijom koja vam je potrebna? Nova početna strana DMS V2 pokušava da taj korak preskoči. Odmah po prijavljivanju korisnik može da vidi statistiku rokova, dokumente kojima rok uskoro ističe ili je već istekao, kao i pregled ličnih dokumenata.

Umesto da pretražujete, filtrirate i klikćete kroz nekoliko nivoa sistema, najvažnije informacije čekaju vas na početnoj strani.

Manje klikova, više urađenog posla

U svakodnevnom radu sa dokumentima često nije problem samo pronaći dokument. Problem je saznati šta se sve oko njega dešava. DMS V2 zato već u tabeli prikazuje koliko određeni dokument ima priloga, povezanih dokumenata i komentara – bez potrebe da ga prethodno otvorite.

Dodavanje fajlova takođe je pojednostavljeno. Dokument je dovoljno prevući direktno u prozor aplikacije, dok sistem automatski proverava ograničenja vezana za tip i veličinu fajla, a kod slika i njihove dimenzije. Za veće količine podataka postoji i automatsko učitavanje novih redova tokom skrolovanja, kao alternativa klasičnoj paginaciji.

Lični dokumenti sada imaju i sopstveni modul, sa zasebnim prikazom, pretragom i filterima, umesto da budu samo deo šire liste dokumenata.

Male promene? Možda pojedinačno. Ali kada ih pomnožite sa brojem dokumenata, korisnika i klikova tokom jednog radnog dana, razlika više nije tako mala.

Kada sistem zna da faktura i ugovor nisu isto

Pretraga je jedan od ključnih razloga zbog kojih kompanije uopšte uvode DMS.

U novoj verziji ona je dodatno proširena. Dokumenti se mogu filtrirati i prema grupama korisnika i prema korisnicima kojima su dodeljeni, uz pametniju proveru datumskih opsega.

Posebno je unapređen OCR – tehnologija koja omogućava prepoznavanje teksta u skeniranim dokumentima.

Standardna OCR pretraga ostaje, ali sada administrator može da definiše posebna uputstva za obradu različitih vrsta dokumenata.

To znači da sistem može drugačije da pristupi fakturi, a drugačije ugovoru.

I to je važan korak ka sistemu koji se ne prilagođava samo kompaniji, već i konkretnim vrstama posla koje se u njoj obavljaju.

Obaveštenje koje ne morate da pronađete da biste ga videli

Notifikacije su korisne samo ako ih primetite. Zato nova verzija DMS-a donosi obaveštenja koja se pojavljuju na ekranu čim stignu, bez obzira na to u kom se delu aplikacije korisnik trenutno nalazi.

Sistem prati i rokove vezane za zadatke na dokumentima. Za svaki korak u određenom procesu može se definisati rok, kao i korisnici koji treba da budu obavešteni ako se on približava ili je probijen. Obaveštenje stiže kroz samu aplikaciju, ali i putem imejla.

Drugim rečima, dokument više ne mora da „nestane“ negde u sistemu da biste se njega setili tek kada bude kasno.

Ko šta može da vidi – i uradi

Nisu svi dokumenti za svačije oči. A nisu ni sve akcije u sistemu za svakog korisnika.

DMS V2 omogućava detaljnije upravljanje pravima pristupa. Uloge se formiraju prema konkretnim potrebama organizacije, pa se može precizno definisati ko ima pristup određenim modulima, tipovima dokumenata i funkcionalnostima.

To je posebno važno za kompanije koje imaju veliki broj zaposlenih, različite sektore i kompleksne procese, ali i za manje timove koji žele da od početka uspostave jasna pravila.

Za pet godina razvoja, Docloopov DMS prošao je put od sistema koji rešava osnovni problem upravljanja dokumentima do platforme koja prati različite procese i prilagođava se potrebama različitih kompanija.

Više o Docloop rešenjima možete pronaći na www.docloop.rs, dok je više informacija o DMS rešenju dostupno na www.mojdms.rs.

Saznajte sve o dešavanjima u biznisu, budite u toku sa lifestyle temama. PRIJAVITE SE NA NAŠ NEWSLETTER

Izvor: BIZLife

Foto: Stefan Jovanović, Zoran Rašić, Magnific/magnific