Piše: Strahinja Stojić, senior biznis analitičar, Egzakta Advisory

U tom intenzivnom periodu – kada se planira naredna godina, a govori se o velikim ciljevima i strategijama – često se ne govori o alatu koji sve to treba da podrži. U svetu finansijskog planiranja i analize (FP&A), Excel je bio gotovo neizostavan alat za planiranje, omogućavajući kreiranje budžeta, projekcija, praćenje ključnih indikatora performansi (KPI) i planiranje troškova. Ali s vremenom, ta univerzalnost počinje da se preklapa sa granicama. Koliko god Excel bio koristan i poznat, on sve teže prati rast i kompleksnost organizacije. Onog trenutka kada broj klijenata poraste, kada timovi više ne rade u istom dokumentu, već u deset verzija istog fajla, Excel prestaje da bude pomoć, a postaje izvor rizika.

Kao neko ko svakodnevno koristi Excel, zapitao sam se kada Excel više nije dovoljan, kada organizacije smatraju da je potreban prelazak na nešto novo. Radeći sa različitim organizacijama koje su već prošle kroz ovaj proces i iz razgovora sa ljudima koji svakodnevno učestvuju u planiranju, primetio sam da su se u jednom trenutku susreli sa istim pitanjem i izazovom. Nema sumnje da je Excel kroz decenije postao sinonim za efikasnost, prilagodljivost i jednostavnost u svakodnevnom radu. Njegova svestranost omogućila mu je da opstane kao alat za sve, od malih startapa do globalnih korporacija. Excel je izrastao u alat koji nije služio samo za vođenje finansija, već i za praćenje projekata, vizualizaciju podataka, pa čak i automatizaciju osnovnih procesa.

Sada zamislite: u prvim godinama razvoja organizacije tradicionalni alati funkcionišu odlično – jedan fajl, nekoliko ljudi, sve je pod kontrolom. Međutim, kako organizacija raste, postaje kompleksnija, broj korisnika se povećava, podaci postaju sve složeniji, tabele se umnožavaju, verzije kruže imejlovima, a potraga za „onim ispravnim dokumentom” postaje svakodnevna aktivnost. Vreme se troši – ne na analizu, već na formiranje, proveru i usklađivanje podataka iz različitih izvora. Excel i tradicionalni alati tada više nisu saveznici, već izvori stresa. I nije stvar samo u efikasnosti, već i u riziku, jer kada se donose odluke, nekonzistentnost podataka može imati ozbiljne posledice.

Zbog tih ograničenja, na tržištu se pojavljuje sve veći broj naprednih alata i sistema namenjenih finansijskom planiranju i analizi. Ovi napredni softverski alati donose značajne prednosti u odnosu na tradicionalne metode rada, omogućavajući veću efikasnost i preciznost u radu. Stoga ćemo u nastavku detaljnije sagledati kako savremene tehnologije mogu unaprediti celokupan proces finansijskog planiranja i analize, kao i koje konkretne prednosti donose FP&A timovima u svakodnevnom radu.

Međutim, pre nego što se osvrnemo na tehnološke aspekte, važno je razumeti ključnu ulogu koju FP&A funkcija ima u organizaciji. Timovi za finansijsko planiranje i analizu imaju ključnu ulogu u kompaniji jer se bave budžetiranjem, projekcijama i analizama koje podržavaju donošenje informisanih poslovnih odluka. U okviru tih aktivnosti, FP&A zahteva obimno usklađivanje i konsolidaciju podataka, njihovo razumevanje i analizu odstupanja. Takođe, FP&A timovi sprovode različite analize scenarija i osetljivosti kako bi predvideli različite moguće ishode u zavisnosti od promenljivih faktora. Drugim rečima, FP&A funkcija predstavlja most između računovodstvenog i menadžerskog tima, jer kroz detaljnu analizu finansijskih podataka formuliše uvide i preporuke koje pomažu donosiocima odluka da usmere poslovanje u pravcu strateških ciljeva.

Iako organizacije često odlažu uvođenje novih rešenja, postoji tačka kada nastavak rada na isti način počinje da košta više nego prelazak na naprednija rešenja. Ta tačka se prepoznaje kada se širenje tima ne odražava na efikasnost, kada se više vremena troši na prikupljanje i formatiranje podataka nego na njihovu interpretaciju i kada se donosioci odluka zatiču u reaktivnom, a ne u proaktivnom donošenju odluka.

Savremeni alati za finansijsko planiranje i analizu dizajnirani su da smanje oslanjanje na Excel i njegova ograničenja. Oni sa sobom donose automatizaciju, integraciju sa drugim sistemima, mogućnost saradnje više korisnika u realnom vremenu i rada sa jedinstvenim, ažurnim, podacima. Umesto da se pitamo ko je uneo broj, pitamo se šta taj broj znači.

Istovremeni rad više korisnika i automatizacija brojnih manuelnih zadataka menjaju način na koji se finansijsko planiranje sprovodi. Umesto da se dokumenta šalju od osobe do osobe i verzije kruže imejlovima, svi relevantni učesnici mogu pristupiti istom sistemu, unositi podatke i automatski ih deliti sa ostalim članovima tima, u realnom vremenu i bez kašnjenja. Osim što omogućavaju veću saradnju i transparentnost, ovi alati automatizuju ponavljajuće procese, kao što su različiti proračuni, konsolidacija podataka i izveštavanje. Time ne samo da se štedi vreme već se i značajno smanjuje rizik od ljudske greške, što dodatno doprinosi tačnosti i pouzdanosti finansijskih analiza i odluka.

FP&A alati omogućavaju uspostavljanje jedinstvenog izvora istine (Single Source of Truth), što znači da svi timovi rade sa istim, pouzdanim i ažurnim podacima. Donosioci odluka više ne moraju da iščitavaju beskrajne redove i kolone, već imaju vizualizovane prikaze koji im omogućavaju brzo razumevanje podataka. Umesto da čekaju na mesečne izveštaje, sada imaju pristup ključnim informacijama u realnom vremenu. Takođe, umesto oslanjanja na jedan statičan scenario, FP&A alati omogućavaju modelovanje više mogućih scenarija, čime se poboljšava pripremljenost organizacije na različite ishode. Posebno važan element naprednih FP&A rešenja jeste integracija sa drugim sistemima. Zahvaljujući toj povezanosti, podaci se osvežavaju automatski, greške se smanjuju, a brzina rada višestruko raste. Planiranje postaje zajednički proces, a ne izolovana funkcija finansijskog tima. Odeljenja međusobno komuniciraju kroz sistem, dele uvide i doprinose stvaranju realnog i sveobuhvatnog plana.

Na kraju, suština promene ne leži samo u alatu, već u načinu razmišljanja i pristupu rada. Prelazak sa Excela na savremene FP&A alate nije isključivo tehnički korak ka većoj efikasnosti, već strateška odluka i izraz jasne vizije. Organizacije koje prepoznaju da su prevazišle ograničenja tradicionalnih alata i odluče da naprave iskorak ka naprednom finansijskom planiranju – zapravo biraju put ka dugoročno održivom rastu. Ne zato što tehnologija sama po sebi donosi rešenja, već zbog toga što tehnologija omogućava ljudima da rade ono što najbolje znaju, razmišljaju, predviđaju i donose kvalitetne odluke.

Priroda finansijske funkcije se suštinski menja. Umesto da se fokusira na izveštavanje o prošlosti, uloga FP&A tima sve više treba da bude usmerena ka budućnosti. Savremeni FP&A mora da bude u stanju da navigira organizaciju kroz neizvesnost i brze promene u okruženju. Njegova odgovornost više nije samo analiza onoga što se već dogodilo, već i stvaranje jasnih okvira za donošenje odluka, uz postavljanje reda, strukture i transparentnosti u proces strateškog planiranja i izbora pravca delovanja. U dinamičnom poslovnom okruženju, uspeh se sve manje meri veličinom, a sve više brzinom prilagođavanja. Stoga, pravi trenutak za promenu alata nije kada problemi postanu nepodnošljivi, već kada shvatimo da ih više ne moramo prihvatati kao neminovne.