Kako da budete produktivniji?
Mnogi se bore da ispune sve zadatke sa liste i budu što produktivniji. Business Insider prenosi savete profesora sa Harvarda Roberta Pozena.
„Ključ za produktvinsot je ostvariti rezultate, dobiti više rezultata i ostvariti kvalitetnije rezultate“, navodi profesor Pozen u svojoj najnovijoj knjizi „Ekstremna produktivnost“.
1. Rangirajte svoje prioritete po važnosti i u skladu s tim organizujte se vremenski
Vrlo je važno napraviti razliku u vremenu koje posvećujete ispunjavanju zadataka visokog i niskog priorteta. Napravite listu stvari koje treba da postignete i organizujte je na nvou nedeljnih ciljeva, godišnjih i dugoročnih, a zatim rangirajte po važnosti svaku stavku.
2. Budite svesni rezultata koje želite da postignete
Broj sati rada na nekom projektu nije ni približno važan koliko postizanje najboljih mogućih rezultata. Ako utvrdite šta treba da bude vaš konačni ishod, može vam biti od pomoći za efikasnije planiranje kako postići željeno. Uvek se zaustavite na pola puta da proverite da ste na pravom putu. Ukoliko je vaš zadatak komplikovan – podelite posao na nekoliko faza i postavite krajnje rokove za svaku.
3. Ignorišite 80% mejlova i zahteva koje dobijete u toku dana
Količna vremena koju ćete posvetiti projektu zavisi od njegove važnosti. Gotovo 80% mejlova u toku dana odnosi se na zadatke niskog prioriteta, s toga im ne treba posvećivati previše pažnje.
4. Ne popunjavajte svaki sat u svom rasporedu
Ostavite tokom dana malo vremena za sebe ili pak neočekivane stvari koje mogu da iskrsnu. Organizujte se unapred, a uoči novog dana pregledajte svoj sutrašnj raspored kako bi se i psihički pripremili za obaveze koje slede.
5. Kreirajte liste za putovanja
Ništa ne prepuštajte slučaju kada su u pitanju putovanja. Napravite liste obaveza koje možete koristiti iznova i uštedeti vreme tako što ćete znati šta da spakujete, kakav transport da rezervišete i sve ostalo što zahteva pripremu.
6. Ostavite sastanke za upoznavanja i ozbiljne razgovore
Poslovni sastanci srednjem sloju menadžera oduzimaju oko 35 odsto radnog dana, a top menadžerima i do 60 odsto. Pokušajte da ograničite poslovne susrete na sastanke sa novim klijentima ili kolegama, kao i na ozbiljnije razgovore koje nije primereno obaviti telefonom. Sve drugo efikasnije je odraditi putem mejlova, video konferencija, deljenjem dokumenata, kao i na druge načine koje tehnologija omogućava.
7. Kad čitate nešto – pogledajte prvo zaključak
Uverite se da čitate sa svrhom. Uštedite vreme tako što ćete proveriti da li je informacija kojoj pristupate relevantna za vas.
8. Koristite kratke rečenice
Mejlovi danas često zamenjuju telefonske razgovore. Kreirajte strukturu, a ako je u pitanju duži dokument napravite i rezime. Koristite kratke rečenice i jasne odnose između klauzula i trudite se da budete efikasni u svom izlaganju.
9. Ključ dobrog javnog nastupa je priprema i poznavanje publike
Pripremu za javni govor podelite u tri faze. Pre svega upoznajte svoju publiku – ko su oni, zašto prisustvuju događaju i šta očekuju. Napišite nacrt prezentacije i uverite se da su vaši argumenti potpuno jasni. Vežbajte svoj govor.
10. Kada planirate svoju karjeru ne fokusirajte se na specjalizaciju i dugoročan plan
Kada prvi put odlučujete o svojoj akrijeri sastavite spisak od nekoliko poslova koji će biti vaši karijerni ciljevi. Odredite koliko se vaše veštine poklapaju sa navedenim poslovima. Istražite šta podrazumevaju ti poslovi i koliko je određena profesija tražena. Izbegavajte usmerenje na specijalizaciju i uvek tražite način da povećate broj opcija u koracima koji slede. Preispitajte svoje ciljeve na godišnjem nivou.
Izračunajte produktivnost na osnovu toga gde, a ne koliko vremena trošite
Poenta veće produktivnosti je u brojnim prednostima. Ukoliko budete efikasniji na poslu imaćete više vremena za privatni život. Bićete bliže tom cilju ukoliko ste svesni gde trošite svoje vreme.
I.M.
