Veštine i izazovi upravljanja vremenom

Piše: Predrag Petrović, Senior executive, DP Lux, Plaza i Keprom

Vreme je u današnje doba postalo jedan od najskupljih resursa kojima raspolažemo. Puno pratećih trendova vrši dodatni pritisak na adekvatno korišćenje vremenskih resursa: globalna količina informacija raspoloživih na dnevnom nivou eksponencijalno raste, dok su nova poslovna i životna pravila u ovoj deceniji postala agilnost, rezilijentnost, hibridni modeli rada i kompleksno razmišljanje. Čini nam se da se život konstantno ubrzava i da sve manje imamo vremena za poslovne i životne rutine za koje smo smatrali da su idealne i u kojima smo se dobro osećali.

Ipak, u skladu sa ovom usvojenom životnom dinamikom, upravljanje vremenom postaje proces koji je potrebno da periodično preispitujemo i da ga – kako na nivou organizacije u kojoj smo angažovani tako i na ličnom planu – stalno unapređujemo, sa ciljem da na nedeljnom nivou „stvorimo nekoliko sati koji nam stalno nedostaju”.

Neka nam inspiracija bude citat Brajana Norgarda: „Own your time, or time will own you.”

Pre analize potrebnih koraka u vezi sa optimizacijom upravljanja vremenom, potrebno je da sagledamo sve uticaje i međuzavisnosti, kao i ciljeve koje želimo da postignemo.

Business vs. life time management

Koliko detaljno želimo da optimizujemo korišćenje sopstvenih vremenskih resursa? U ovom procesu je vrlo važno da budemo iskreni prema sebi i spremni da zaista sprovedemo željene ciljeve.

Predrag Petrović

Mogući nivoi optimizacije:

• Optimizujemo poslovne vremenske resurse sa ciljem da amortizujemo prekovremene sate nastale tokom obavljanja dodeljenih zadataka;
• Optimizujemo poslovne vremenske resurse sa ciljem da u optimalno radno vreme postižemo sve planirano i oslobodimo dodatno vreme za bitne poslovne stavke, što će doprineti kako našem razvoju tako i razvoju kompanije;
• Optimizujemo i poslovne i privatne vremenske resurse sa ciljem da podignemo nivo sopstvenog razvoja, sreće i životnog zadovoljstva.

Uticaj poslovne kulture kompanije na upravljanje vremenom pojedinca

Sagledajte koje sve situacije utiču na vaše upravljanje vremenom a odnose se na kulturu u kompaniji, kao i da li vaša inicijativa može doprineti pozitivnim promenama na ovom nivou u kompaniji.

U nastavku je nekoliko primera i potencijalno stresnih situacija:

• Nedovoljno definisana struktura u organizaciji, nivoi odlučivanja, poznavanje procesa i međuzavisnosti unutar kompanije;
• Nejasno definisani kanali i detalji poslovne komunikacije (ko su primaoci informacija, da li su uvek definisani rokovi za zadatke koji se obrađuju, da li se prati izvođenje zadataka, da li su definisana pravila upravljanja kanalima poslovne komunikacije itd.);
• Veliki broj sastanaka na nedeljnom nivou sa puno učesnika;
• Analitika izveštaja u kompaniji (da li ih koristimo, da li su nam potrebni u formi u kojoj ih trenutno kreiramo); „Less is more” je sjajna deviza za izveštavanje i jedan od alata za optimizaciju vremena u kompaniji;
• Nedovoljno precizno definisan način hibridnog rada u kompaniji (da li mogu da radim hibridno od kuće tako da radim u ono vreme koje mi odgovara na dnevnom nivou ili u radno vreme ostalih zaposlenih u kompaniji koji tog dana ne koriste hibridni modus rada);
• Prevelika imejl korespondencija na dnevnom nivou (Koliko puta ste čuli kolege ili prijatelje kako se žale da u toku dana prime preko 100 imejlova i da se po ceo dan bave samo čitanjem i obradom elektronske pošte?).

Iako većina menadžera jasno shvata da je vreme najdeficitarniji poslovni resurs kojim raspolažu, mali je procenat onih koji ulažu kontinuirani napor da steknu strateški pogled na to kako koriste svoje sate na poslu na nedeljnom i mesečnom nivou.

Još manji je procenat onih koji redovno vode evidenciju o tome da li su prioriteti za koje kažu da su najvažniji u njihovom poslu zaista oslikani u načinu na koji provode svoje poslovno vreme. U nastavku navodim nekoliko ideja i saveta kako da se „disciplinujemo” i uradimo analizu, da li na pravi način koristimo svoje vreme u poslovnom okruženju.

1. Raščlanite svoje odgovornosti na nekoliko kategorija.

Kategorije će se, svakako, razlikovati u zavisnosti od posla koji obavljate, ali one moraju biti spoj strateških, operativnih i taktičkih polja, tako da se ne podele u preveliki broj kategorija. Primeri kategorija mogu biti sledeći:

• Unapređivanje i razvoj. Ova kategorija se fokusira na prilike, a ne na krizne situacije, i najčešće se u ovom polju nalaze one stavke koje donose najveću dodatnu vrednost kompaniji u kojoj poslujete. Izazov je da vreme koje je dodeljeno ovim aktivnostima visokog uticaja ostane sveto – ne dozvolite da ih prinudne, ali manje važne potrebe istiskuju iz vašeg poslovnog rasporeda.
• Upravljanje i vođenje zaposlenih. Možda ćete želeti da ovu stavku podelite na tri stavke, u skladu sa vašim aktuelnim modulima komunikacije (managing up, down and across). Ipak, menadžeri su svesni činjenice da im koučing i mentoring omogućavaju jačanje snage upravljanja, ali su svi pravci komunikacije (managing up, down and across) neophodni i potrebni u svim izvanrednim ili transformacionim situacijama u kompaniji. Pored toga, komunikacija je često tema koja zahteva analizu i unapređivanje, ali koliko zaista u našim poslovnim rasporedima posvećujemo pažnju ovoj stavci? U težnji da dostignemo finansijske ciljeve, vrlo je važno da ne zapostavimo komunikaciju i da ona ne posrne pod teretom drugih, „konkretnih” zadataka.
• Svakodnevne dnevne obaveze. Razlikovaće se u zavisnosti od vrste posla, pa se, na primer, mogu vezati za sve što je potrebno za obavljanje uspešnog dnevnog poslovanja i razvoja planiranih obaveza u odnosu na realizovane finansijske parametre jednog trgovinskog lanca.
• Administracija. Ovde unesite polja rada od obrade i odgovaranja na svu elektronsku poštu koju dobijate do intervjuisanja kandidata za posao, kreiranja i ažuriranja opisa posla za vaš tim itd. Iznenadićete se koliko vremena posvećujete ovoj stavci.

2. Odredite koliki procenat svog poslovnog vremena treba da posvećujete svakoj kategoriji ponaosob.

Pre nego što odredite ove procente, postavite sebi pitanje: „S obzirom na ono što zaista želim da postignem danas kao biznis lider, na koji način je najbolje iskoristiti moje vreme?”

Faktori koji nam pomažu da damo što preciznije procente jesu sledeći: kupci vaše kompanije, strategija kompanije, prioriteti kompanije i vašeg tima, kratkoročni i dugoročni ciljevi u sklopu vašeg poslovanja.

3. Proverite usklađenost svojih vremenskih prioriteta po kategorijama sa svojim rukovodiocem i kolegama.

Obradite ovu temu sa svojim rukovodiocem i ključnim kolegama istog rukovodećeg nivoa i, ukoliko je moguće, zamolite da sa vama podele svoje vremenske prioritete. Ovakva razmena informacija i iskustava u vezi sa definisanjem vremenskih prioriteta po ključnim kategorijama daje temi grupni fokus i koheziju.

4. Uradite reviziju korišćenja svog poslovnog vremena.

Uzmite kalendar od prošlog meseca i uporedite ga s idealnim vremenskim rasporedom po prethodno definisanim poslovnim kategorijama. Ovo će vam dati osećaj koliko je potrebno da nadalje prilagođavate vremenske prioritete u odnosu na ono što ste do sada radili. Revizije vremena vam mogu dati jasnu sliku o tome da li ste i koliko daleko od stvari koje su bitne za razvoj poslovanja i šta je potrebno da optimizujete. Konkretan primer za to je multitasking.

U vreme dominacije agilnosti i kompleksnog razmišljanja, prebacivanje sa jednog kompleksnog zadatka na drugi zadatak, ulazak u novi način razmišljanja i „zagrevanje” za obradu novog zadatka – iziskuje puno vremena.

Studije pokazuju da višestruko prebacivanje sa jednog kompleksnog zadatka na drugi zadatak u toku jednog dana može da smanji efikasnost za više od 20 odsto.

5. Praktikujte tehniku „timeboxing”.

„To do” liste će biti samo delimično korisne ukoliko ne postavite dodatne parametre koliko vremena je potrebno da posvetite određenom zadatku. „Timeboxing” je jednostavna tehnika upravljanja vremenom koja uključuje dodeljivanje fiksne, maksimalne jedinice vremena za aktivnost unapred, a zatim završetak aktivnosti u tom vremenskom okviru. Radite na aktivnosti tokom određenog, unapred dodeljenog maksimalnog vremenskog perioda i prestanite da radite na njoj kada vreme istekne – tada procenjujete da li ste postigli planirane ciljeve. Ovaj pristup vam neće samo pomoći da uspešno realizujete svoju listu zadataka i obaveza, već će vam pomoći da unapredite sposobnost procene potrebnog vremena za određene zadatke, kao i da upravljate očekivanjima kolega i pretpostavljenih u kompaniji. Tehnika „timeboxing” je naročito korisna kada ste na novoj poziciji u kompaniji ili kada se susrećete sa novim dodeljenim zadacima.

Veliki deo ljudi upravlja svojim životom vodeći se kriznim situacijama.

Na ovaj način problemi sa kojima se susrećemo, a koji su neizbežni u svakoj vrsti poslovanja i životnih iskustava, preuzimaju menadžment upravljanja našim vremenom. Efektivni menadžeri se prilikom upravljanja vremenom fokusiraju na prilike, umesto na izazove, i po tome struktuiraju svoje rasporede. U tom pravcu je potrebno da se dugoročno disciplinujemo i uravnotežimo svoje vremenske prioritete.

Izvor: BIZLife Magazin

Foto: BIZLife Magazin, Unsplash