Leto je i u avionu ste sa svojom porodicom. Putujete na more. Približavate se obali i odjednom se pilot oglašava preko razglasa: „Napravićemo kratko skretanje, ostanite na svojim mestima.” Pogledate kroz prozor i vidite kako se avion okreće ka planinama i udaljava od mora, o kome sanjate. Kabinsko osoblje izgleda jednako zbunjeno kao i vi. Niko nema pojma šta se dešava i kuda idete. Nastaje konfuzija, ljudi kreću da šuškaju i polako rastu panika i strah. Ovaj haos je upravo ono što se dešava kada se promena nameće kompaniji bez efikasne i smisleno implementirane komunikacije. I to je greška koja sahrani većinu promena.

Piše: Tijana Bejatović, Founder & Communication Strategist @ topIC

Upravljanje promenama nije samo donošenje smelih odluka, pravljenje sjajnih PowerPoint prezentacija i sprovođenje nečije „to-do” liste. Upravljanje promenama ima cilj da svi, od rukovodećeg tima do praktikanta, razumeju šta se menja, zašto, kako i da se svako u svojoj roli aktivno uključi. U svemu tome – interne komunikacije su navigacioni sistem koji sprečava da se promena završi neuspehom.

Budimo realni, promene su teške. Ali su još teže kada niko ne zna šta se dešava. Onda se nađete u nekoj tragikomediji bez srećnog kraja.

• Gluvi telefoni – generalni direktor kaže jedno, srednji menadžment interpretira drugo, a zaposleni čuju nešto potpuno treće.
• Radio Mileva – informacioni vakuum se brzo popunjava tračevima, strahom i nesporazumima, što često vodi ka pasivnom otporu ili čak otvorenoj pobuni.
• Kud koji, mili moji – kada zaposleni nisu uključeni, nemaju jasne instrukcije kako promena utiče na njihov posao i šta da rade, ostaje im da samo nagađaju, što dovodi do preopterećenja, kašnjenja i greški.

Evo tri potpuno praktična saveta kako da izbegnete potpuni „fejl”.

„Sastanci su vaš najskuplji kanal komunikacije“

Komunicirajte čak i ukoliko niste sasvim spremni

Perfekcionisti, ovo se posebno odnosi na vas. Ne morate da imate sve odgovore da biste počeli da komunicirate o promenama koje dolaze. Ako čekate na svaki detalj, to može valjano da potraje. A u međuvremenu, zaposleni će popuniti prazninu svojom maštom, a mašta može svašta. U ovom slučaju, obično, najgore.

Umesto toga, krenite lagano i podelite neku širu sliku što pre: šta se dešava, zašto se to dešava, koje su očekivane koristi. Znam da je zastrašujuće priznati da još uvek radite na detaljima, ali transparentnost gradi poverenje. Zaposleni su skloniji da podrže nesavršenog, ali iskrenog lidera nego onog koji ih drži u mraku. Krenite lagano, pa gradite priču u hodu.

Preterajte sa objašnjenjima, pa onda objasnite još jednom

U upravljanju promenama – ponavljanje je „majka Mara”. Nemojte da pretpostavljate da će ljudi sami shvatiti nakon jednog imejla ili jednog sastanka. Ponavljajte svoje poruke kroz sve raspoložive kanale kontinuirano: imejl, čet, vesti, sastanci uživo. Uradite sve da vaše poruke stignu do ljudi i da budu shvaćene.

I ne zaboravite da prilagodite poruku svojoj publici. Način razumevanja radnika na terenu možda se znatno razlikuje od administracije.

Aktivirajte kanale za „fidbek”

Komunikacija nije monolog, već dijalog. Vaši zaposleni su ti koji sprovode promene, zato je njihova povratna reakcija u tom procesu ne samo vredna već i neophodna.

Postavite mehanizme za prikupljanje povratnih informacija u realnom vremenu: ankete, Q&A sesije, anonimne kutije za predloge ili čak pojedinačne sastanke. I evo prelomne tačke: zaista reagujte na te povratne informacije. Kada zaposleni vide da njihov doprinos donosi opipljive promene, osećaće se kao partneri u promeni, a ne kao pioni.

Zašto je sve ovo važnije nego ikada? U današnjem, brzom poslovnom okruženju, promena više nije ad hoc događaj, već stalna potreba, jer kompanije moraju da evoluiraju kako bi opstale. I taj tempo promena može biti zastrašujući, posebno ako zaposleni nemaju informacije koje su im potrebne da se prilagode. E, tu su interne komunikacije lepak koji drži ceo proces promena. Bez efikasne komunikacije – čak i najbolje osmišljeni planovi osuđeni su na propast.

Dakle, sledeći put kada se vaša organizacija suoči sa velikom promenom, zapamtite ovo: interne komunikacije nisu jednokratno slanje imejla ili održavanje „Town Halla”. Radi se o sistemskom stvaranju zajedničkog razumevanja promene, koje pretvara konfuziju u jasnoću, otpor u rezilijentnost, a skepticizam u podršku.