Lista razloga zašto ste stalno ZAUZETI, a ne završavate posao

Da li ste se ikada osećali užasno kasno popodne kada se osvrnete na posao, koji ste do tada završili, i da li ste pomislili: „Zašto ovo traje mnogo duže nego što bi trebalo?“

Kada prođe samo sat ili dva nakon posla, ljuti ste što niste bili produktivniji. Tokom nekih dana osećate kao da ste veoma naporno radili, ali da ste obavili vrlo malo.

Kako piše TheMuse, postoji velika razlika između zauzetosti i produktivnosti. Jeste li razmišljali o onim trenucima kada sedite za računarom po ceo dan, ali ne završite posao?

Evo razloga zbog kojih vam se to najčešće događa:

Posao (Pixabay)

Postavili ste sebi previše prioriteta

Kada dobijete pitanje „Kako si?“, odgovarate sa „Zauzeto“. Ne radi se toliko o nedostatku prioriteta (što češće vodi u besposličenje), već o tome da ih ima previše. Kada isti naglasak stavite na posao, porodični život, ručak, vežbanje, druženje sa prijateljima, volontiranje, ažuriranje profila na društvenim mrežama, čitanje tri lista svakog jutra – na kraju ćete započeti mnogo projekata, a završiti vrlo malo.

Rešenje: Smanjite svoju listu

Sama reč „prioritet“ implicira da ste odlučili da je nešto važnije od svega ostalog. Zapravo ne možete imati 20 „prioriteta“. Ako imate samo tri ili četiri važne stavke na vašoj listi, to će vam pomoći da postignete mnogo više. Počećete da vidite da se produktivnost meri koliko stvarnog posla radite na nekoliko projekata, a ne koliko je površnog napretka postignuto na mnogima.

Poslodavci, posao (Pixabay)

Problem 2: Pokušavate da se uklopite u sve sastanke

Da li uvek kasnite i menjate termine sastanaka ili ih potpuno otkazujete u poslednjem trenutku? To je verovatno zato što se previše zalažete i pokušavate da izbalansirate tako što gurate angažmane u realne vremenske intervale. Zakazujete tri uzastopna sastanka sa samo pet minuta između svakog, iako razgovori mogu da teku i idete s jednog kraja kancelarije na drugi? Čini se da najbolje koristite svoje vreme, ali na kraju ste toliko zauzeti da propuštate vredne prilike da zaista pokrenete projekat.

Rešenje: Recite „Ne!“

Prvi korak ovde je da prepoznate da „ne“ nije najgora stvar koju možete da kažete. U stvari, „Da, biću tamo“, nakon čega sledi „Izvini, kasnim 20 minuta!“ zapravo ostavlja gori utisak. Ako ceo dan provedete držeći sastanak za sastankom, a zatim gubite vreme na izvinjenje i objašnjavanje, završićete popodne iscrpljeni. Osećaćete se kao da niste postigli sve što ste zacrtali.

Budite iskreni prema sebi u pogledu rokova, potrebnog vremena, kako se uklapaju vaše veštine i sličnih detalja kako biste odredili čemu bi trebalo da posvetite svoje vreme. Naučićete da kažete „da“ strateški umesto da kažete „da“ na sve.

Posao (Pixabay)

Problem 3: Internet vas stalno ometa

Koliko je prošlo otkako ste proverili svoju e-poštu ili Fejsbuk? Da li su oni otvoreni na drugoj kartici ove sekunde? U stvari, prosečna osoba ima pet naloga na društvenim mrežama i svaki dan provede skoro dva sata na njima. Uzimajući u obzir činjenicu da većina ljudi radi osmočasovno radno vreme, to je skoro četvrtina vašeg dana.

Rešenje: Vežbajte samokontrolu

Najbolji način da se zaštitite od ometanja na mreži je vežbanje samokontrole. Ako vaš posao ne zahteva da budete stalno dostupni putem e-pošte, odredite određeno vreme da je proverite. Za biznis konsultanta Lerija Altona idealno vreme za to je popodne kada počinje da se oseća umorno od pisanja i bori se da ostane motivisan. Tada provede oko 30 minuta odgovarajući na nebitne e-poruke koje je ranije ignorisao, pregledavajući vesti na društvenim mrežama i čitajući nekoliko postova na blogu.

„Nekoliko dana želim samo da sedim na mejlu i proverim Fejsbuk i ne radim ništa drugo. U tom trenutku, koristiću sistem za blokiranje koji me sprečava da pristupim određenim web lokacijama u određeno doba dana. Sviđa mi se dodatak za pretraživač Focus, ali postoji bezbroj drugih sistema za blokiranje, besplatnih i plaćenih, koji će pomoći“, objasnio je Leri Alton.

Fejsbuk (Pexels)

Problem 4: Obavljate više zadataka

Prebacivanje sa zadatka na zadatak, gledanje u dugačke liste obaveza i pokušaj da se izvrši više stvari istovremeno vodi do užurbanog života. Teško je bilo šta uraditi kada pokušavate da uradite sve odjednom. Kada se toliko toga dešava oko vas, nije ni čudo što se osećate kao da se davite.

Rešenje: Pokušajte sa drugom strategijom

Pristupanje svakom zadatku sa fokusom i jasnoćom rezultiraće boljim krajnjim proizvodom. Kad god se nađete u iskušenju da pređete na drugi zadatak, zapitajte se: da li je dobra ideja da promenite režim upravo sada? Da li treba da napravite pauzu? Ili da li dozvoljavate da vas ometa lista obaveza koja stalno raste?

Uzimajući u obzir ono što znamo o gubitku vremena za više zadataka, verovatno je bolje da testirate metod produktivnosti kao što je Pomodoro tehnika ili Akcioni metod ako osećate da morate da postignete mnogo različitih stvari za samo nekoliko sati.

Pomodoro tenika podrazumeva upravljanje vremenom koje je osmislio Franćesko Ćirilo krajem 80-ih godina. Tehnika se odnosi na tajmer koji je zadužen za podelu rada na vremenske intervale obično duge 25 minuta. Između zadataka se pravi kratka pauza u trajanju od 3 do 5 minuta. Svaki interval je poznat kao pomodoro, što na italijanskom znači „paradajz“.

Pomodoro tehnika (Unsplash)

Problem 5: Očekujete da će se produktivnost desiti

Čini se da su odlazak na posao i produktivnost lažno identifikovani kao sinonimi. Ljudi pretpostavljaju da će se, kada prođu kroz vrata, osećati magično motivisanim da obave zadatke.

Rešenje: Pronađite sistem koji vam odgovara

Postoji više od jednog načina da organizujete listu obaveza. Čak i različite aplikacije za zakazivanje imaju različite svrhe.

Da biste otkrili da li novi sistem funkcioniše, vodite dnevnik produktivnosti u kojem pratite u koje doba dana ste najbolje radili, šta vam je pomoglo da obavite različite zadatke i kako ste se osećali kada ste napustili kancelariju. Kako vreme prolazi, možete da se osvrnete unazad, pronađete obrasce i identifikujete gde su potrebna poboljšanja. Postoji toliko mnogo sistema i aplikacija, da jednostavno mora da postoji jedan za vas.

Produktivnost je dobra onoliko koliko ste voljni da uložite u nju. Dok se trudite da postanete produktivniji pojedinac, imajte na umu krajnji cilj: morate da uložite vreme i trud da svi saveti i trikovi koje čujete rade za vas.

Izvor: BIZLife

Foto: Unsplash, Pixabay, Pexels