Canon optimizuje vaše poslovanje
Koliko često je hitno trebalo da pronađete neki dokument i onda ste zaustavili sve što radite jer jednostavno niste mogli da se setite gde se nalazi? Da li je ikad neki od vaših projekata bio produžen ili odgođen zato što niste mogli naći folder s dokumentima?
Svima nam se to ponekad dogodilo. Ovakva pojava vrlo je česta u današnjem radnom okruženju,u kojem ljudi intenzivno sarađuju jedni s drugima i rade s istim datotekama i dokumentima. Pošto tri četvrtine zaposlenih navodi da njihova organizacija ima centralizovani sistem za smeštanje datoteka, nedostatak infrastrukture očigledno nije uzrok ovog problema.
Pravi uzrok leži u tome što 41% zaposlenih još uvek skladišti dokumente na sopstveni uređaj ili računar. Ljudi često stvore sami svoje procese koji im odgovaraju – ali ne odgovaraju nužno i poslovanju kompanije. To se često događa zato što korisnici nisu svesni posledica koje takva praksa donosi.
Ali to ne znači da se ništa ne može promeniti. Da odgovore na ovaj izazov, direktori zaduženi za informacione sisteme moraju uvesti standardizovane procedure. Bez obzira što zvuče vrlo dosadno, te procedure treba da budu prioritet, jer više od pola organizacija još uvek nema dosledne i jasne procese.
Uvođenje novih sistema i procesa je dobra stvar, no oni su beskorisni ako zaposleni ne znaju za njih ili nemaju uputstva kako da ih koriste. To, pak, može dovesti do toga da zaposleni izgube poverenje u sposobnost njihove kompanije da efikasno skladišti i pronalazi dokumente i stvoriti percepciju da su oni sami neorganizovani i neefikasni. Ujedno, to je i jedan od razloga zašto zaposleni koriste vlastite uređaje.
Zbog nedostatka jasnih procedura ne trpe samo zaposleni, već i profitabilnost i produktivnost firme. Trenutno u proseku trošimo 25 minuta dnevno na pronalazak dokumenata koji su sačuvani posvuda – što je alarmantna količina izgubljene produktivnosti.
Direktori zaduženi za informacione sisteme treba da preduzmu korake kojima će povratiti poverenje zaposlenih. Moraju zauzeti čvrst stav i odgovornost za ovaj problem, osmišljavanjem protokola koji će se poštovati u celoj kompaniji, koji će poboljšati produktivnost i vratiti veru u firmine sisteme. Kada se ti procesi pokrenu, bićete zapanjeni šta sve možete učiniti u tih 25 minuta koje ćete dobiti natrag.
Canon nudi rešenja uz pomoć kojih možete vrlo jednostavno uvesti ovakve procese i povećati efikasnost upravljanja dokumentima – a samim tim i produktivnost u vašoj firmi. Canonovi partneri rado će vas uputiti u ova rešenja i pomoći vam da ih implementirate.
