5 saveta kako do bolje KOMUNIKACIJE kad se radi na daljinu

Način komunikacije je jednako važan kao i poruka. Preispitivanje načina na koji komunicirate na poslu može dovesti do znatno boljih rezultata.

Način na koji komuniciramo i metod koji odaberemo mogu napraviti veliku razliku u ishodu razgovora i posla.

Dešava se da zaposleni mogu da budu frustrirani kada je način komunikacije pogrešan ili im ne odgovara i tako utiče na smanjenje produktivnost ili gubi vreme ljudi.

U Knjizi The Everything Guide to Remote Work navodi se da organizacije na daljinu moraju nužno više da razmišljaju o komunikaciji na radnom mestu nego ličnoj organizaciji. Zašto?

Moraju da budu promišljeni o tome kako komuniciraju jer nemaju iste opcije kao timovi uživo.  Šta možemo naučiti od rada na daljinu da bismo poboljšali komunikaciju na radnom mestu?

1. Počnite tako što ćete se pitati „Koja je svrha?“

Pre nego što zakažete sledeći sastanak ili napišete mejl, zastanite i zapitajte se koja je svrha. Šta treba da postignete?

Pružanje direktnih informacija, ili prikupljanje informacija, traženje ideja ili mišljenja, rešavanje problema, ohrabrujuća diskusija, davanje povratnih informacija ili pak,  nešto drugo?

Umesto da razmišljate o tome šta treba da kažete, shvatite šta želite od sastanka.

2. Upoznajte sve svoje mogućnosti

Ako su vaši glavni oblici komunikacije na radnom mestu sastanci, e-pošta i razgovori licem u lice, vreme je da „rastegnete krila“ i saznate koje druge opcije imate na raspolaganju.

Svaki način komunikacije ima prednosti i slabosti. Trik je da odaberete onu koja najbolje odgovara onome što želite da postignete.

Aplikacije za timske poruke, kao što su Slack i Microsoft Teams, odlične su za isporuku kratkih, direktnih informacija. Takođe su veoma zgodne za ispitivanje vašeg tima, bilo da želite da znate najbolje vreme za održavanje sastanka ili povratne informacije o vašim procesima.  Redovno anketiranje kolega je oblik komunikacije koji može pomoći u podsticanju otvorenije povratne informacije tako što će postati sastavni deo svakodnevnog rada.

Većina ljudi već zna da mogu da koriste audio i video pozive za komunikaciju, pa sada dodajte toj mešavini deljenje ekrana i ugradnju bele table na mreži. Neke table dolaze sa alatima za video konferencije, dok druge rade nezavisno.

3. Odlučite se za pravi format

Kada saznate šta želite da se „desi“, koristite te informacije da izaberete pravi oblik komunikacije. Ako dajete jasne informacije, ne trebaju vam ljudi da budu zajedno u realnom vremenu“, tako da nemojte održavati sastanak. Umesto toga, razmislite o tome da napišete imejl i odvojite vreme da ga pregledate, tako da bude jasno

Ako informacije nisu dugačke, razmislite o postavljanju poruke u aplikaciji za timske poruke. Ili bi možda bio najbolji niz poruka kako biste mogli da ponovite informacije i da se uverite da ih svi vide i čuju više puta.

4. Budite eksplicitni sa ljudima koji primaju poruku

Princip rada na daljinu je dobra komunikacija.. Priznajte dobro obavljen posao ili navedite detalje novih procedura do najsitnijih detalja.

U svim vrstama komunikacije na radnom mestu, uvek možemo biti eksplicitniji, što je još jedan način za dobru komunikaciju. „Delim ovu informaciju zato što…“ „Razlog zbog kojeg imamo sastanak je da svi mogu da postavljaju pitanja.“…, samo su neki od primera. Bitno je da taposlenima kažete šta želite da postignete i ako razjasnite svoju svrhu, i onda drugi ljudi mogu mnogo bolje da urade svoj deo.

 5. Budite otvoreni za promene i prilagođavanja

Kako ćete znati da li je način na koji ste odabrali da komunicirate uspeo? Pitati! Još jednom, komunicirajte i budite eksplicitni pitajući ljude za njihovo iskreno mišljenje. „Da li vam je taj način razmišljanja uspeo?“ „Da li je ovaj sastanak trebalo da bude imejl?“ Ili bolje: „Da li je ovaj sastanak bio efikasan, ili kako mislite da smo mogli da postignemo isti ili bolji ishod na efikasniji način?“

Takođe nemojte prebrzo odustati od novih metoda komunikacije ako se u početku osećaju neprijatno.

Otkrijte koju vrednost imaju i kada je najbolje da ih izaberete u odnosu na drugu metodu.

Izvor: BIZLife

Foto: Pexels, Pixabay