60% ljudi opterećuje prebukiran e-mail: Kako da efikasno upravljate svojom poštom
Dobra komunikacija putem e-mail-a je ključna za uspeh u kancelarijskom okruženju. A ako želite da budete bolji u njoj, trebalo bi da date prednost jednoj stvari, kaže stručnjak za jezik: pravovremenosti.
„Najbolji savet za dobru komunikaciju putem e-pošte bio bi da date prioritet brzom reagovanju. Ne postoji ništa gore od dobijanja odloženog odgovora nakon dve nedelje čekanja“, rekao je Esteban Touma, stručnjak za kulturu i lingvistiku na Babbelu, platformi za učenje jezika.
Touma naglašava bitnost brzine odgovaranja na mejlove, čak i ako postoji upozorenje da ćete se kasnije vratiti na poruku sa većom pažnjom.
„Čak i obična potvrda kojom se potvrđuje da ste primili poruku i da ćete se u dogledno vreme napisati više detalja je uobičajena ljubaznost. Ne samo da pokazuje profesionalizam već i podstiče osećaj poverenja“, kazao je on.
Za većinu je to lakše reći nego učiniti: 60 odsto ljudi kaže da im obim e-poruka koje dobijaju dodatno opterećuje dan, prema istraživanju 2.000 američkih kancelarijskih radnika iz Babbela.
Štaviše, 18 odsto ljudi je izjavilo da ima 1.000 nepročitanih e-poruka u prijemnom sandučetu, a 6 odsto ima više od 5.000 nepročitanih poruka.
Posao, e-mail (Pexels)
3 saveta kako da efikasno koristite e-mail
Za one koji svakodnevno dobijaju stotine, ako ne i hiljade e-mail-ova, Touma kaže da je neophodno isprobati efikasne strategije upravljanja prijemnim sandučetom.
Odredite prioritet e-pošte koristeći filtere i oznake da biste ih kategorizovali na osnovu hitnosti i važnosti. Ovi filteri takođe mogu automatski da sortiraju dolazne e-poruke u relevantne fascikle kako bi smanjili nered i pojednostavili prijemno sanduče. Zatim se pobrinite da se odmah pozabavite kritičnim stvarima.
Podesite vreme za proveru i odgovaranje na e-poštu kako biste sprečili prekide tokom dana, savetuje Touma.
Konačno, otkažite pretplatu na sve nerelevantne liste e-pošte i biltene.
On takođe nudi bonus savet za poboljšanje komunikacije putem e-mail-a, posebno ako radite sa kolegama širom sveta, piše CNBC Make It.
„Ako šaljete e-mail nekome iz druge zemlje, važno je da vodite računa o različitim stilovima pisanja e-pošte“, otkrio je Touma.
Neki jezici imaju pravila o formalnim i neformalnim načinima obraćanja ljudima u uvodu ili prilikom potpisivanja, dodao je on.
Na primer, Touma kaže, „na španskom možete započeti svoj mejl sa ‘Estimado/a’ što znači ‘Dragi’ u formalnom kontekstu, ali se odlučite za ‘Querido/a’, što takođe znači ‘Dragi’, u neformalnijem kontekstu“.
U međuvremenu, „uobičajeni francuski znak ‘Bisous’ (poljupci) bi bio potpuno prikladan za bliske prijatelje, ali obično u radnom okruženju biste se odlučili za ‘Cordialement’ (srdačno).“
Izvor: BIZLife
Foto: Pixabay, Pexels
