Zašto previše „ljubazni“ mejlovi mogu da vam štete na poslu?

Na prvi pogled, mejlovi koje šaljemo deluju pristojno i toplo: „Samo da proverim“, „nema žurbe“, „hvala puno!“… Ipak, kada se bolje pogledaju, često su prepuni nepotrebnih izvinjenja, smajlića, uzvičnika, pa čak i poljubaca na kraju poruke.

Iako mnogi veruju da tako deluju prijateljski i pristupačno, stručnjaci upozoravaju da ove jezičke navike mogu tiho da potkopavaju autoritet i način na koji vas kolege i nadređeni doživljavaju.

Karijerna savetnica Hana Salton i stručnjak za poslovni bonton Vilijam Hanson objašnjavaju za BBC zašto ovakav stil pisanja može da utiče na to koliko vas ozbiljno shvataju na poslu, pa čak i na napredovanje u karijeri.

Da li vam je interpunkcija „previše entuzijastična“?

„Hvala puno!“, mnogi ovako završavaju mejlove jer tačka deluje hladno ili grubo. Uzvičnici se, kako objašnjava Salton, često koriste kako bi se pokazali pozitivnost i entuzijazam.

Istraživanje objavljeno u časopisu Journal of Experimental Social Psychology pokazuje da žene koriste uzvičnike čak tri puta češće nego muškarci. Razlog? Žene se, kako kaže Salton, češće negativno ocenjuju kada su direktne, pa se ublažavanje tona koristi kao zaštitni mehanizam.

Da li proveravati mejlove na odmoru – ili se suočiti sa „cunamijem“ poruka po povratku?

Problem, međutim, nije u jednom uzvičniku, već u njihovom nakupljanju. „Ako poruka deluje neiskreno ili kao da prikriva nesigurnost, to može da naruši kredibilitet“, upozorava ona.

Emodžiji i poljupci: Prijateljski ili neprofesionalno?

Pisanu komunikaciju lako je pogrešno protumačiti, zbog čega mnogi ubacuju emodžije kako bi pokazali toplinu ili humor. Ipak, Vilijam Hanson upozorava da to može imati suprotan efekat.

„Jedan emodži može značiti različite stvari različitim ljudima ili nešto sasvim neplanirano“, kaže on. Dodaje da emodžiji mogu imati i „infantilnu“ konotaciju, zbog koje osoba deluje mlađe, manje iskusno ili manje odgovorno.

„U poslovnom mejlu ne bih koristio emodži. Moguće je biti ljubazan i profesionalan u isto vreme“, ističe Hanson.

Kada je reč o poljupcima na kraju mejla, njegov savet je jednostavan: „Nikada ne bih stavio poljubac ako tu osobu ne bih poljubio u obraz i uživo.“

Kako previše ublažen ton slabi autoritet?

Fraze poput „Samo proveravam da li sam bio jasan?“ ili „Nadam se da je ovo u redu“ mogu zvučati bezazleno, ali vremenom šalju poruku nesigurnosti.

„Posebno je teško pronaći balans između toga da budete omiljeni i poštovani“, kaže Salton. „Ako niste dovoljno direktni, postoji rizik da vas doživljavaju kao manje sposobne.“

Generacija Z menja način komunikacije putem mejla: Koriste memove, emodžije i skraćenice

Ovakav utisak se, dodaje, ne stvara preko noći. „Niko neće pročitati jedan mejl i pomisliti da ne verujete u sebe. Ali ako stalno pišete na način koji ugađa drugima, to vremenom gradi sliku osobe koja nije sigurna u svoje odluke.“

Šta bi trebalo izbaciti iz poslovnih mejlova?

Stručnjaci savetuju da razmislite o uklanjanju sledećih stvari:

• reči poput „samo“ („samo proveravam“, „samo sam hteo/la da pitam“)
• unapredna izvinjenja („izvinite što smetam“, „znam da ste zauzeti, ali…“)
• fraze za umirivanje („da li ima smisla“, „nadam se da je u redu“, „kako god vam odgovara“)
• previše uzvičnika
• emodžija
• poljubaca i previše srdačnih završetaka

Ipak, poruka nije da mejlovi treba da budu hladni i bezlični.

„Lični stil je važan. Ne treba potpuno ukloniti ličnost iz profesionalne komunikacije“, ističe Salton. Ali, dodaje, toplina ne bi trebalo da se koristi kao sredstvo da biste se svideli drugima.

Dobar način da uočite sopstvene navike jeste da obratite pažnju na mejlove koje vi dobijate koji deluju jasno i samouvereno, a koji preterano.

Konačno, Salton savetuje i korišćenje AI alata koji mogu pomoći da se tekst pročisti od suvišnih reči i ublaživača, a da poruka ostane jasna i profesionalna.

Izvor: BIZLife/K. J.

Foto: Unsplash