Kako pokrenuti RAZGOVOR sa šefom o nezgodnom problemu: Uputstvo u 5 koraka
Gordon je bio nervozan. Morao je da podeli nešto i da obavi razgovor sa šefom o tekućem sukobu između njega i drugog člana tima, Elen, ali nije bio siguran kako to da uradi. Iako se dobro slagao sa svojom šeficom, bio je nervozan zbog toga kako bi ona mogla da odgovori. Obavezao se da će pokrenuti to pitanje na svom sledećem sastanku jedan na jedan, ali sastanak je došao i prošao, a on nije uspeo da skupi hrabrost da to uradi – a onda je osetio da bi to kasnije bilo čudno.
Verovatno smo svi ponekad bili Gordon. Želja da pokrenete teško ili emotivno pitanje menadžeru je uobičajeno iskustvo, bilo da se radi o tome kako da im kažete da imate poteškoća sa kolegom, da imate zdravstvenih problema ili nekih poteškoća kod kuće, da se osećate izgorelo ili preplavljeno, da ste pogrešili; ili da imate važne informacije za njih, piše Harvard Business Review.
Evo ključa da to uradite dobro. Istražujući za svoju novu knjigu „Drago mi je što smo se upoznali: Umetnost i nauka sastanaka 1:1“, Stiven Rogelberg anketirao je i intervjuisao hiljade zaposlenih u raznim organizacijama o tome šta je omogućilo produktivne direktne razgovore sa šefovima. Otkrio je da su najuspešniji sastanci na kojima su zaposleni i menadžer jasni i fokusirani na potrebe zaposlenih.
Korak 1: Pažljivo birajte
Sve u svemu, važno je mudro odabrati svoje bitke. Za početak, razmotrite osnovne pokretače zabrinutosti, a ne samo njihove simptome; u čemu vaš menadžer zapravo može pomoći i koja vrsta pomoći vam može biti potrebna. Takođe procenite da li bi se stavka mogla prirodno rešiti. Na kraju, razmotrite faktore kao što su potencijalne pozitivne i negativne strane koje dobijate deljenjem ovih informacija i način na koji vaš šef obično reaguje na teške razgovore.
Na primer, ako je Gordonov problem sa koleginicom Elen dosadan, ali ne utiče na njegov rad i projekat na kojem zajedno rade se uskoro završava, možda nije vredno da pokrene to pitanje svom menadžeru. Ali ako to uzrokuje kašnjenje u projektu ili ugrožava njegov budući rad sa njom, njegov menadžer mora da zna.
Posao, sastanak, biznis, razgovor za posao (Freepik)
Korak 2: Pripremite se
Zapišite i uvežbajte svoje tačke razgovora unapred da biste se osećali prijatno tokom razgovora. Takođe, razmotrite kako bi vaš menadžer mogao da primi vaše komentare. Kako će reagovati? Šta će reći? Zamislite njegove moguće reakcije kada vežbate svoj govor. Ova vrsta pripreme može vam pomoći da govorite jasno i potencijalno da ublažite nervozu u vreme stvarnog sastanka. Istraživanja su pokazala da vizualizacija performansi može pomoći u smanjenju anksioznosti.
Korak 3: Počnite dobro
Započnite razgovor sa na dobar način, pokušajte da budete optimistični jer raspoloženja mogu biti prilično zarazna. Pozitivan govor tela, poput osmeha i mekog kontakta očima, takođe može mnogo doprineti.
Potvrdite da je vaš menadžer voljan da čuje vaše povratne informacije (npr. „Da li je još u redu ako razgovaram o…“) i pokažite zahvalnost na njihovoj spremnosti da to učini (npr. „Hvala vam što ste odvojili vreme da čujete o mojoj zabrinutosti, zaista mi mnogo znači”). Ovi izrazi zahvalnosti su primer iskazivanja poštovanja za koje istraživači veruju da može uticati na to koliko je vaš menadžer prijemčiv na vaše zahteve za pomoć.
Korak 4: Pokažite smirenost i spremnost da se prilagodite
Tokom razgovora ostanite prisebni što bolje možete. Jasno stavite do znanja da li tražite pomoć svog menadžera ili mu samo skrećete pažnju na nešto važno. Nastavite da vodite računa o svom tonu.
Nakon što podelite povratne informacije, pažljivo slušajte odgovor svog menadžera. Budite radoznali i pokažite svoje angažovanje postavljanjem pronicljivih i razjašnjavajućih pitanja. Odličan nastavak je jednostavno: „Recite mi više. Zašto to predlažete?“ Priznajte perspektivu svog menadžera, čak i ako se možda ne slažete sa njim. Negativne emocije mogu izazvati kvarove u komunikaciji, pa pokušajte da ostanete pozitivni.
Ako ste izneli problem koji treba da se reši, dođite na sastanak sa mogućim rešenjima već na umu. Istraživanja su pokazala da se radnici smatraju kompetentnijim kada imaju pripremljena potencijalna rešenja u trenutku komuniciranja problema sa svojim menadžerom. Vaša predložena rešenja ne moraju da budu savršena, ali priprema je signal vaše proaktivnosti i posvećenosti prevazilaženju predstavljenih problema.
Ako vaš menadžer predlaže revizije vašeg predloženog rešenja, budite spremni da se prilagodite i napravite razumne kompromise. Strpljenje i upornost tokom ovog procesa dovešće vas i vašeg menadžera do obostrano poželjnog rešenja.
Korak 5: Završite u tonu razgovora
Kada završavate sastanak, važno je da zadržite zamah koji ste izgradili tokom vaše diskusije. Ako ste tokom sastanka zatražili pomoć svog menadžera, proverite stavke radnji koje su dodeljene tokom sastanka i razjasnite oba sledeća koraka.
Na primer, kako se njegov sastanak sa šefom bližio kraju, Gordon je mogao da rezimira: „U redu, pa ću razgovarati sa Elen koristeći tehnike o kojima smo razgovarali, a vi ćete se javiti sa nekim drugim članovima tima da vidite da li ima dodatnih problemi su u igri.” I da biste završili sastanak na pozitivan način, izrazite zahvalnost na izdvojenom vremenu i prijemčivosti za vaše povratne informacije.
Izvor: BIZLife
Foto: Unsplash/Freepik
