„Sastanci su vaš najskuplji kanal komunikacije“
Koliko puta ste čuli šalu: „Ovaj sastanak je mogao da bude mejl”? Možemo da se šalimo koliko god na temu sastanaka koji nam crpu dušu i vijuge, ali ovo je naša realna svakodnevna frustracija i ima svoje posledice i po kompanije i po ljude.
Piše: Tijana Bejatović, Founder & Business Communications Strategist @ topIC
Tijana Bejatović (Miša Obradović)
U današnje vreme provodimo ogromnu količinu vremena na sastancima. Ponekad imamo i po pet sastanaka dnevno, neki od njih traju satima, a kada dođe momenat da se radi konkretan posao, ne znamo odakle da krenemo. I to nas frustrira, a onda nas i čini anksioznim, jer ništa ne postižemo.
Većinu kompanija muči „bolest sastanaka”. Globalni podaci govore da, u proseku, prisustvujemo na čak 62 sastanka mesečno i da 71 odsto nas smatra da su sastanci neproduktivni i neefikasni.
Kultura sastanaka i način na koji ih organizujemo i vodimo dolazi sa vrha naše organizacije i spušta se u sve njene pore. Mnoge kompanije ne znaju kako da se uhvate u koštac sa ovim, posebno što zahteva promenu stava i načina rada lidera, a to je najteže promeniti.
Ali hajde da pričamo jezikom koji lideri mogu da razumeju – novac. Cena nepotrebnih sastanaka, ukoliko znate kako da je izračunate, zapravo je potpuno suluda. Izveštaj Ottera iz 2022. otkrio je da velike kompanije troše do 100 miliona dolara godišnje na sastanke, a one sa 100 zaposlenih mogu potencijalno da uštede 2,5 miliona dolara samo eliminisanjem besmislenih sastanaka.
Ali kako ih eliminisati?
Uradite mini-istraživanje na temu sastanaka da dobijete mišljenje zaposlenih. Kroz anketu sakupite podatke o prosečnom broju sastanaka, njihovom trajanju, kao i stavu zaposlenih o njihovoj efikasnosti i svrsishodnosti. Obavezno uradite i fokus grupe kako biste dobili izjave i mišljenje zaposlenih o njihovom iskustvu sa sastancima.
Implementirajte kalkulator koštanja sastanaka. Oh, da! Ovo poslednje je pravi „game changer” i daće vam odgovor na glavno pitanje: Koliko košta ovaj sastanak i koliko košta posao?. Ovaj kalkulator funkcioniše vrlo jednostavno – kada želite da zakažete sastanak, on vam procenjuje njegovu cenu na osnovu podataka o prosečnoj naknadi zaposlenih, broju ljudi koji prisustvuju i dužini sastanka. Sigurno ćete se užasnuti brojevima koje kalkulator izbacuje, a to će svakog dovesti do toga da zastane i razmisli o povraćaju ulaganja u određeni sastanak, posebno kada su pozvani „skupi” menadžeri. Da li je ovo zaista najbolja upotreba našeg vremena? Da li bismo mogli da komuniciramo na drugačiji, efikasniji način?
Čak 71 odsto nas smatra da su sastanci neproduktivni i neefikasni
Kada sakupite sve ove podatke, definišite „stadijum bolesti” i kreirajte predlog mera koje ćete predstaviti liderima zajedno sa cenom koštanja.
Evo nekoliko predloga: uvedite ček-listu za zakazivanje sastanaka. Neka svako ko zakazuje sastanak postavi sebi sledeća pitanja: Koja je svrha ovog sastanka?, Cilj, ishod?, Da li zaista treba da sazovem sastanak ili postoji drugi efikasniji način komunikacije?. Uvedite jedan dan nedeljno bez sastanaka. Obučavajte svoje zaposlene kroz seminare i onlajn treninge kako da efikasnije planiraju i koriste svoje vreme.
Da li to znači da treba da zabranite i istrebite sastanke? Ne, nikako. Ali nisu svi sastanci neophodni. Ohrabrite svoje ljude, a pre svega lidere, da smisleno koriste svoje vreme i da razmotre svrhu sastanka pre nego što ga zakažu. Ljudi, dok rade i razmišljaju kako da reše neki izazov ili problem, zahtevaju fokus. Ako ih u tome neko ili nešto (sastanci) stalno prekida, ništa dobro neće stvoriti.
Saznajte sve o dešavanjima u biznisu, budite u toku sa lifestyle temama. PRIJAVITE SE NA NAŠ NEWSLETTER.
Izvor: BIZLife Magazin
Foto: Miša Obradović
