Od 1. januara 2024. godine sve kompanije u Srbiji dužne su da koriste softvere kojima će elektronski arhivirati svoju dokumentaciju.

Uvođenje novih arhiva podrazumeva odabir i instalaciju adekvatnog tehnološkog rešenja u skladu sa zakonskim obavezama i konkretnim potrebama poslovanja, ali i obuku zaposlenih da ga pravilno koriste. Zato je neophodno da sa pripremama krenete već danas.

Izvesno je da će predstojeće čuvanje dokumentacije u elektronskom obliku doneti brojna unapređenja postojećeg načina poslovanja. Jedno od najbitnijih, koje se najlakše i prepoznaje, jeste ukidanje fizičkih arhiva, koje zahtevaju dosta prostora, posebno okruženje ili neke druge specifične uslove. Digitalizacijom dokumentacije kompletna poslovna arhiva postaće dostupna na par klikova, za razliku od dosadašnje, koja je obično lokacijski udaljena i kod koje pronalaženje dokumenta koji vam je potreban često ume da bude frustrirajuće.

Neki od softvera namenjeni elektronskom arhiviranju integrišu i brojne napredne funkcionalnosti kojima se još više modernizuje dosadašnji način upravljanja dokumentacijom. Rešenje koje se do sada pokazalo kao veoma uspešno na tržištu jeste ABC eArchive, koje može i vašoj kompaniji omogućiti funkcionalan, efikasan i moderan način rada.

Zašto ABC eArchive?

ABC eArchive je fleksibilna platforma koja podržava sve tipove, vrste i formate dokumenata i predstavlja efikasan sistem za evidenciju i praćenje statusa svih arhiviranih predmeta. Osim standardnih poslovnih dokumenata, kao što su nalozi ili ugovori, u aplikaciji ABC eArchive čuvaju se i klasifikuju dosijei zaposlenih, biografije kandidata za posao, zapisnici sa sastanaka, korporativni akti, a postoji i mogućnost snimanja i čuvanja video-poziva. Aplikacija omogućava virtuelno grupisanje podataka, kao i potpuno bezbedno deljenje dokumenata sa internim i eksternim korisnicima. Ovo sveobuhvatno rešenje može se koristiti u kompanijama svih veličina i u različitim delatnostima, kao i u svim sektorima unutar kompanije koji rade sa ugovorima, korporativnom dokumentacijom, računima, plaćanjima ili različitim vrstama izveštavanja.

Napredne mogućnosti pretrage koje nudi ABC eArchive dovode do brzog izdvajanja svih željenih informacija, uz samo nekoliko klikova. Softver omogućava unakrsno pronalaženje podataka u povezanim dokumentima, predmetima, dosijeima i drugim zapisima. Postoji i mogućnost konfigurisanja tipske pretrage za brz pristup podacima prema zahtevima eksternog regulatora.

U okviru platforme ABC eArchive precizno se definišu prava pristupa podacima u skladu sa organizacionom ili hijerarhijskom strukturom, ili posebno za određene korisnike. Zaposleni mogu definisati i višekratno koristiti svoje modele pregleda podataka i pretraga, čak i bez ozbiljnijeg poznavanja tehnologije, a pretraživanje se može sprovoditi po različitim nivoima.

Još jedna prednost ovog softvera jeste dostavljanje automatskih obaveštenja o isteku obaveznog perioda čuvanja arhiviranih dokumenata, u skladu sa rokovima navedenim u Zakonu o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti i drugim propisima Republike Srbije. Nakon završetka definisanog perioda, korisnici dobijaju notifikacije kako bi dalje razmotrili na koji način će tretirati predmetnu dokumentaciju.

Uz ABC eArchive arhivsku knjigu je moguće kreirati „na klik”, a za olakšani pristup dokumentima dostupna je i mobilna aplikacija. Tehnička podrška i obuka za korišćenje obezbeđeni su na srpskom jeziku, što se pokazalo kao izuzetno olakšavajući faktor u radu, naročito za zaposlene koji se prvi put susreću sa ovim načinom poslovanja. Sve navedene funkcionalnosti doprinose bržem i efikasnijem upravljanju arhiviranom dokumentacijom, ali i ostvaruju pozitivan uticaj na produktivnost zaposlenih i profitabilnost kompanije.

Usklađenost sa regulativom

Arhivsko poslovanje je neophodno neprekidno usaglašavati sa regulatornim okvirima. Funkcionalnosti platforme ABC eArchive prilagođavaju se kako bi poslovanje kompanija bilo neometano i u skladu sa aktuelnim zakonskim odredbama. Kako zakonodavstvo nikada ne može da opiše sve primene do najsitnijih detalja, potrebno je i dobro poznavanje određenih oblasti radi ispravnog tumačenja. Timovi kompanije ASEE, koja proizvodi ovaj softver, stoje na raspolaganju svim svojim klijentima u svakoj fazi rada sa platformom ABC eArchive – od pravilne procene šta se od zakonskih odredbi i na koji način primenjuje na konkretnu kompaniju do pružanja svakog oblika podrške tokom korišćenja, uključujući i adaptacije u skladu sa svim dodatnim izmenama zakonskih propisa.

Digitalni potpis izazov za elektronsko arhiviranje

Mogućnost provere integriteta dokumenata i dokazivost validnosti digitalnih potpisa u bilo kom trenutku u budućnosti ključni su elementi elektronskog arhiviranja. Veoma važan deo je vremenski žig (timestamp), koji čini celinu sa digitalnim potpisom, jer sâm digitalni potpis bez vremenskog žiga nije dovoljan za validaciju elektronskog dokumenta na duži period, koji treba da podrazumeva i više decenija.

Zahvaljujući stručnosti i iskustvu tima kompanije ASEE, koji već 30 godina radi na našem tržištu, ABC eArchive integriše rešenja kojima se uspešno prevazilaze ovi izazovi.

Zaštita podataka

Radi obezbeđenja vrhunske informacione bezbednosti i zaštite podataka od neovlašćenog pristupa, rešenje ABC eArchive integriše mehanizme kao što su autentifikacija korisnika, enkripcija podataka naprednim algoritmima i kontrola pristupa informacijama u skladu sa ovlašćenjima.

Potpunim uvidom u aktivnosti korisnika u vezi sa određenim dokumentom (audit trail) obezbeđeno je praćenje svih izmena, što je veoma važno i sa aspekta zaštite osetljivih podataka.

Šta je potrebno za instalaciju platforme ABC eArchive?

Ukoliko se odlučite za ovu platformu, vaša obaveza je samo da obezbedite neophodan hardver. Implementaciju sprovode ASEE stručnjaci. Dovoljno je da posedujete neki od standardnih veb-pregledača kako biste pristupili aplikaciji. Takođe, postoji i mogućnost implementacije u klaudu, koja je prilagođena poslovanju manjih kompanija.

Aplikaciju za digitalno arhivsko poslovanje ABC eArchive razvili su stručnjaci jedne od najvećih regionalnih IT kompanija – ASEE, prema svetskim standardima i u skladu sa domaćim zakonodavstvom. Kompanija nudi kompletnu uslugu uvođenja e-arhive u vašu kompaniju, uključujući:

• detaljnu analizu poslovnih procesa i potreba za arhiviranjem;
• prilagođavanje e-arhive vašoj organizacionoj strukturi;
• instalaciju i konfiguraciju e-arhive, uključujući integraciju sa ostalim aplikacijama koje koristite;
• obuku zaposlenih i tehničku podršku.

Za više informacija i konsultacije o aplikaciji ABC eArchive – obratite se direktno proizvođaču na abc@ asseco-see.rs ili posetite sajt: abc.asee.co