Da li proveravati mejlove na odmoru – ili se suočiti sa „cunamijem“ poruka po povratku?

Odmor je beg od kancelarije – ali mejlovi nas prate svuda… ako im to dozvolimo. Za one koji se svakodnevno bore sa pretrpanim inboksom, nijedna opcija, ni ignorisanje, ni stalna dostupnost – ne zvuči idealno. Zato mnogi biraju sredinu. Ali čak i povremeno proveravanje mejla na odmoru „gotovo uvek je loša odluka“.

„Jednom kad otvorite Pandorinu kutiju, gotovo uvek završite tako što odgovarate, gasite požare i neplanirano potrošite sate i sate“, kaže Zakari Vajner, direktor marketinške agencije Emerging Insider Communications.

Ipak, oko 84% zaposlenih proverava mejlove tokom odmora, a više od 70% komunicira preko tri ili više platformi – poput Teams-a, Slack-a i WhatsApp-a – kaže konsultant za ravnotežu između posla i života, Džo Robinson.

„Svi mi jedva da plutamo u ovom cunamiju“, kaže on. „Radimo sve pogrešno i zato smo svi iscrpljeni.“

„Mejl intervencija“

Robinson je pokrenuo kampanju pod nazivom „Mejl intervencija“, pokušavajući da se izbori sa panikom koju mnogi osećaju u vezi s porukama tokom odmora.

U anketi koju je sproveo u aprilu:

• 25% zaposlenih je preskočilo odmor kako bi izbegli gomilu mejlova po povratku

• 34% je skratilo odmor iz istog razloga

• 87% podržava zvaničnu politiku firme o diskonektovanju van radnog vremena, osim u hitnim slučajevima

Jedan pozitivan primer, kaže Robinson, je Mercedes-Benz, koji omogućava zaposlenima da im se mejlovi automatski brišu dok su na odmoru. Pošiljaocima se šalje obaveštenje da poruka neće biti pročitana.

„Srećem veliki broj ljudi koji su pregoreli od mejlova“, kaže on. „Menadžeri i oni na vrhu su u još gorem stanju.“

BIZLife letnje preporuke: Top 15 knjiga koje su idealne za godišnji odmor (FOTO)

Saveti kako da izbegnete stres od mejlova na odmoru

Podesite „OOO“ poruku nekoliko dana pre i posle odmora

Šon Plamer, osnivač agencije The Annuity Expert, predlaže da automatsku out-of-office poruku uključite par dana pre i posle odmora. Tako se odmor produžava i psihički – bez stresa.

Izaberite „partnera za mejlove“

Džek Andervud, direktor softverske kompanije Circuit, savetuje da delegirate praćenje mejlova kolegi. Robinson naglašava da „partner“ treba da rešava samo hitne situacije, dok Vajner predlaže da komunicirate isključivo SMS-om, ne mejlom.

Koristite filtere

Stanislav Hilobočenko iz kompanije Clario pravi filtere kako bi razvrstao hitne mejlove. Kim Roerer iz kompanije Oyster koristi dva filtera:

• Svi mejlovi idu u arhivu i označavaju se kao pročitani

• Svi sa naslovom „README“ idu u posebnu fasciklu

Putem OOO poruke obaveštava pošiljaoce da briše sve mejlove tokom odsustva, i moli da joj se samo bitni mejlovi ponovo pošalju sa naslovom „README“. „Posle dvonedeljnog odmora imala sam preko 3.000 mejlova – ali samo 4 u toj fascikli“, rekla je.

Utišajte notifikacije

Kristi Pirz iz kompanije Paradigm Peptides savetuje da isključite obaveštenja sa svih aplikacija.

Putna urednica Mrigaa Seti ide korak dalje: „Obrišite aplikacije!“ – mejl, Slack, Teams… „Ne ostavljajte ni vrata odškrinuta.“

Ako baš morate da proveravate mejl…

Odredite vreme za to

Dejvid Li, direktor tehnološke firme Iveda, kaže da proverava mejlove svakog dana na odmoru, ali u određeno vreme.

Džonatan Zakarijas, osnivač agencije GR0, preporučuje brzo proveravanje mejla jednom dnevno. Endru Majer iz Arbor-a savetuje da to bude ujutru ili kasno uveče, kako ne biste propustili aktivnosti.

Ne odgovarajte – ako ne morate

Robinson kaže da prosečan mejl „pokrene još 5 novih“, i da svaka poruka oduzme 3 minuta. „Uštedite 18 minuta za svaki mejl koji ne pošaljete.“

Zato kaže da prestanemo da šaljemo mejlove sa „Hvala“ ili „OK“ – jer i to mora da se pročita.

Brajan Li iz kompanije Arena Club kaže da neodgovaranje dok ste na odmoru postavlja jasan lični okvir – „ljudi će više poštovati vaše vreme“.

Povratak u kancelariju – postepeno

Deniz Hemke iz firme Checkr kaže da njihova kompanija blokira vreme za čitanje mejlova po povratku sa odmora – kako bi zaposleni ušli u ritam bez pritiska.

Brajan Binke iz The Birmingham Group kaže isto: „Želimo da se naši ljudi zaista odmore, bez stresa od inboxa.“

Saznajte sve o dešavanjima u biznisu, budite u toku sa lifestyle temama. PRIJAVITE SE NA NAŠ NEWSLETTER.

Izvor: BIZLife

Foto: Freepik